W świecie wynagrodzeń coraz więcej mówi się o jawności i transparentności płac. Między innymi za sprawą dyrektywy Parlamentu Europejskiego (ostatnia wersja z dnia 10 maja 2023 roku). Dokument dotyczy wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania. Według założeń dyrektywy państwa członkowskie Unii Europejskiej do 7 czerwca 2026 roku mają czas na wprowadzenie przepisów regulujących jej założenia.
Kolejnym od jakiegoś czasu modnym tematem mającym wpływ na transparentność wynagrodzeń jest Equality, Diversity & Inclusion (EDI) tj. różnorodność, równość i włączenie. Filozofia ta zakłada sprawiedliwe i równe traktowanie pracowników. Chodzi w niej o to, aby każdy pracownik miał równe szanse i nie doświadczał dyskryminacji ze względu na płeć, wiek, orientację seksualną, niepełnosprawność itp. Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że EDI dotyczy tylko dużych korporacji. Jednak nie możemy zapominać o wciąż starzejącym się społeczeństwie. Obecnie lojalni pracownicy z pokolenia Baby Boomers (1946-1964) opuszczają rynek pracy. Ci niezależni z pokolenia X (1965-1980) są już w wieku 43-58 lat. Dla młodszych pokoleń Y (1981-1996) i Z (1997-2012) sprawy społeczne i postulaty EDI są znacznie ważniejsze niż dla ich poprzedników. Dlatego w celu przyciągania najlepszych pracowników do organizacji już teraz warto zadbać o to, aby system wynagrodzeń był sprawiedliwy i transparentny. Pracodawcy, a przede wszystkim działy Compensation & Benefits nie powinni zwlekać do 2026 roku do, kiedy to politycy mają się uporać z przepisami regulującymi dyrektywę UE.
W dalszej części tekstu zostaną omówione poniższe założenia dyrektywy:
- Pracodawcy będą zobowiązani do publikowania w ogłoszeniach o pracę stawek wynagrodzeń (kwotowo lub w formie widełek).
- Większe organizacje będą zobowiązane do cyklicznego raportowania danych dotyczących luki między wynagrodzeniami kobiet i mężczyzn
- Pracownicy będą mogli wnioskować o ujawnienie średniego wynagrodzenia za taką samą pracę lub pracę o podobnej wartości. Ponadto pracownik będzie mieć prawo żądać uzasadnienia różnic w wynagrodzeniach.
1. Jak przygotować firmę do wdrożenia założeń o większej przejrzystości płac?
Zaczynając od uporządkowania struktury wynagrodzeń! Firmy regularnie przeprowadzające przeglądy wynagrodzeń lub biorące udział w raportach płacowych będą mieć ułatwione zadanie. Z doświadczeń Sedlak & Sedlak, firmy zajmującej się doradztwem płacowym wiemy, że w wielu organizacjach istnieje problem z kompresją (nowi pracownicy mają porównywalne stawki z doświadczonymi) i inwersją płac (nowi zarabiają więcej od doświadczonych pracowników). Przyczyną są wysokie oczekiwania kandydatów. Publikując w ofertach rekrutacyjnych stawki wyższe niż te, które otrzymują osoby już zatrudnione, spodziewajmy się negatywnych reakcji ze strony pracowników. Żeby uniknąć pretensji, wypowiedzeń itp. przed upublicznieniem widełek, warto przyjrzeć się hierarchii organizacyjnej. Pamiętajmy o tym, że system wynagrodzeń powinien tę hierarchę odwzorowywać.
W celu uporządkowania struktury w firmie należy przeprowadzić audyt wynagrodzeń. Możliwe, że w niektórych przypadkach konieczne będzie wsparcie zewnętrznych ekspertów z dziedziny wynagrodzeń. Jednak równie dobrym sposobem jest świadomy udział w badaniu płacowym. Może się to okazać się znacznie mniej czaso- i kosztochłone. Zwłaszcza gdy dostawca raportu płacowego w swojej metodologii posługuje się rozbudowanymi opisami stanowisk i oferuje analizę comparatio (porównanie firma vs rynek). Jeżeli przyłożymy się do mapowania stanowisk (dopasowanie stanowisk organizacji do metodyki raportu płacowego) struktura i hierarchia organizacyjna wyklarują się niemal samoistnie. Oczywiście należy również zadbać o porządek w nazewnictwie stanowisk występujących w firmie. Musimy przeanalizować wyjątkowe przypadki i dopasować strukturę do realiów firmy, a nie tylko do raportu. Opisy stanowisk ułatwiają klasyfikację stanowisk. Dlatego jeżeli firma ich nie posiada, może się zainspirować tymi z raportu płacowego i opracować własne. Ostatnim krokiem będzie niwelowanie nierówności płacowych, oczywiście ułatwią nam to dane z analizy comparatio. Gdzie czarno na białym widać, którzy pracownicy są niedopłacani oraz którzy powinni nieco dłużej poczekać na kolejne podwyżki.
2. Co zrobić, żeby nie obawiać się raportowania luki płacowej?
Tabela płac jest jednym z kluczowych narzędzi, które pomaga organizacjom zarządzać wynagrodzeniami w sposób sprawiedliwy i transparentny, a korzystanie z niej pozwoli nam uniknąć „problemu” luki.
Przygotowując się do stworzenia lub aktualizacji tabeli płac, niezbędne jest zrozumienie rynku pracy oraz standardów wynagrodzeń w naszej branży i regionie. Wskazane jest, aby podczas tego procesu korzystać z przynajmniej jednego profesjonalnego Raportu Płacowego. Nie należy jednak ograniczać się tylko do jednego źródła informacji. Dobrze jest posługiwać się również danymi z GUS, ogłoszeń o pracę czy stron branżowych. Wiedza „o rynku” pozwoli nam zbudować tabelę opartą o konkurencyjne i atrakcyjne stawki wynagrodzeń.
Tak jak wspominano wcześniej, firma decydująca się na udział w badaniu płacowym może na jego podstawie wstępnie nakreślić hierarchię stanowisk. Ta jednak będzie wymagać głębszej analizy. Pogrupowania stanowisk w kategorie zaszeregowania, przyjrzenia się zależnościom między nimi. Niezbędne jest sprawdzenie, czy w tej samej grupie znajdują się stanowiska, które są podobne pod kątem poziomu kompetencji, odpowiedzialności, trudności pracy itp. Jako punkty odniesienia możemy przyjąć stanowiska kluczowe. Są to stanowiska dobrze zdefiniowane, stosunkowo stałe w strukturze i bez których niemożliwe jest sprawne funkcjonowanie firmy. Więcej na temat budowy tabeli płac mogą Państwo przeczytać między innymi w artykułach:
Po opracowaniu kategorii i ich rozpiętości płacowych może okazać się, że w naszej organizacji występują pracownicy, którzy wystają poza kategorie. Proces „wyrównywania” wynagrodzeń w niektórych przypadkach może trwać bardzo długo. Pracowników najbardziej niedopłaconych można objąć kilkoma procesami podwyżkowymi. Co w zależności od polityki płacowej firmy i efektywności pracownika może zająć nawet kilka lat. Warto zatem przyjrzeć się wynagrodzeniom w naszej organizacji, zanim przepisy o większej przejrzystości płac wejdą w życie. Trudniejsze będzie zarządzanie wynagrodzeniami pracowników przepłacanych. Zwłaszcza jeśli ich wydajność jest wysoka. Podwyżki dla takich pracowników powinny być niższe niż dla pracowników niedopłacanych. Możemy również poinformować wszystkich pracowników, że ze względu na nierówności płacowe podwyżki zostaną przeprowadzone tylko dla wybranej grupy pracowników. Jeżeli odpowiednio to zakomunikujemy, możemy spotkać się z dużym zrozumieniem ze strony pracowników.
Dobrze skonstruowana tabela płac w przyszłości będzie drogowskazem w trakcie podejmowania decyzji płacowych. Dlatego też musimy zadbać o jej regularne aktualizację. Jeśli niezależnie od płci systematycznie będziemy zarządzać wynagrodzeniami, opierając się o firmową tabelę płac, problem luki przestanie dotyczyć naszej organizacji.
3. Jak uzasadniać różnice w wysokości wynagrodzeń na stanowisku?
Z porządkiem w hierarchii organizacyjne z pewnością będzie łatwiej. Jednak należy pamiętać o tym, że sprawiedliwie nie oznacza równo. Dyrektywa mówi o płaceniu tak samo za taką samą pracę. Zastanówmy się zatem czy wszyscy pracownicy są tak samo efektywni i wydajni? Odpowiedź jest oczywista. W każdej organizacji będą osoby bardziej lub mniej terminowe, czy wybitnie efektywne. Dlatego w celu uniknięcia kar za dyskryminowanie płacowe pracowników warto wprowadzić w organizacji obiektywne i sprawiedliwe proceduralnie wskaźniki i kryteria. Dopiero na podstawie rynkowych stawek płac i wewnętrznych wskaźników efektywności powinniśmy ustalać wysokość wynagrodzeń wewnątrz firmy. Decydując, za co chcemy wynagradzać, warto zastanowić się jakie zachowania i postawy chcemy promować w naszej organizacji. Np. jeśli firma ceni innowacyjność, może wprowadzić dodatkowe bonusy za nowe pomysły. Dzięki takiemu podejściu do wynagradzania będziemy równocześnie kreować kulturę organizacyjną.
Niezwykle istotna jest też komunikacja i dostęp do informacji. Organizacje, które są transparentne co do swoich systemów wynagrodzeń, mogą budować kulturę zaufania i otwartości. Jeśli pracownicy będą rozumieć, skąd biorą się ich wynagrodzenia, z pewnością będą mieć większe poczucie sprawiedliwości. Dzięki przejrzystemu podejściu do wynagrodzeń organizacjom będzie łatwiej przyciągać najlepszych pracowników z rynku.
