 | O nowym Total Rewards Statement w ING Banku Śląskim rozmawiamy z Aleksandrą Pytel, która jako Ekspert zajmuje się analizą danych, raportowaniem regulacyjnym oraz tworzeniem dashboardów HR dla menedżerów. |
|---|
Dlaczego warto wdrożyć TRS?
TRS pozwala pokazać pracownikowi pełną wartość oferty pracodawcy, wykraczającą poza wynagrodzenie zasadnicze. To narzędzie, które porządkuje informacje o wynagrodzeniu, benefitach, świadczeniach czy możliwościach rozwoju i prezentuje je w jednym miejscu, w spójny, zrozumiały i przyjazny dla pracownika sposób.
Z perspektywy organizacji równie istotne jest jednak to, że dobrze zaprojektowany TRS wspiera komunikację z pracownikami i zwiększa świadomość dostępnych rozwiązań. Warunkiem jest jednak odpowiednia forma – raport powinien być przede wszystkim czytelny, intuicyjny i odpowiadać na potrzeby odbiorcy, a nie jedynie prezentować dane.
Co zainspirowało Państwa do gruntownego odświeżenia TRS?
Impulsem do zmian była potrzeba i chęć stworzenia rozwiązania, które będzie bardziej intuicyjne i lepiej odpowie na zmieniające się potrzeby pracowników. Zależało nam, żeby TRS nie był jedynie podsumowaniem wynagrodzenia i świadczeń, ale stał się praktycznym przewodnikiem po ofercie pracodawcy.
Równie ważnym celem było stworzenie rozwiązania bardziej elastycznego, które będzie można łatwo rozwijać i dostosowywać do zmieniających się potrzeb organizacji i pracowników.
Jak długo trwał cały projekt i ile osób było w niego zaangażowanych?
Prace nad nową odsłoną TRS rozpoczęliśmy w październiku, a publikacja raportów dla pracowników nastąpiła w połowie lutego kolejnego roku. Był to czas intensywnej pracy nad koncepcją, wyglądem raportu, uporządkowaniem danych i przygotowaniem całego procesu.
Odpowiedzialność za realizację projektu ponosił kilkuosobowy zespół HRIS. W przygotowanie danych nadal zaangażowane są również osoby z innych obszarów organizacji, jednak ich rola została znacząco uproszczona. W praktyce sprowadza się do przekazania informacji, czy dany pracownik korzystał z określonych benefitów i świadczeń, podczas gdy cały proces integracji danych, przygotowania raportu i jego publikacji pozostaje po stronie zespołu HRIS. Na tym etapie, kolejne edycje TRS jesteśmy w stanie przygotować w ciągu kilku dni roboczych, wliczając w to wprowadzenie niezbędnych zmian i dostosowań wynikających ze zmieniającej się oferty pracodawcy.
Co okazało się największym wyzwaniem?
Największym wyzwaniem paradoksalnie nie była sama technologia, a znalezienie odpowiedniego balansu między ilością danych a prostotą przekazu.
Równie istotne było zachowanie właściwej perspektywy. W projektach analitycznych łatwo skupić się na szczegółach i danych, które są ważne z punktu widzenia HR. Tymczasem projektując TRS, konsekwentnie staraliśmy się patrzeć na raport oczami jego odbiorcy i zastanawiać się, które informacje rzeczywiście będą dla niego wartościowe.
Co doradziłaby Pani osobom, które dopiero przygotowują się do wdrożenia TRS?
Przede wszystkim warto zacząć od określenia celu projektu. Zastanowić się, jaką rolę ma pełnić TRS w organizacji i jakie potrzeby ma realizować – zarówno z perspektywy pracowników, jak i pracodawcy. Równie ważna jest realistyczna ocena możliwości technicznych oraz zasobów, którymi dysponuje organizacja. Warto już na początku odpowiedzieć sobie na pytania, jakie dane są dostępne, skąd będą pozyskiwane i kto będzie odpowiedzialny za przygotowanie oraz utrzymanie rozwiązania. To pozwala zaprojektować proces, który będzie nie tylko atrakcyjny, ale również możliwy do sprawnego realizowania w kolejnych latach.
I wreszcie – zapytałabym samych pracowników. To oni są odbiorcami TRS, dlatego warto dowiedzieć się, jakie informacje są dla nich najbardziej wartościowe, czego oczekują od takiego narzędzia i w jakiej formie chcieliby je otrzymywać. Nawet najlepsze rozwiązanie nie spełni swojej roli, jeśli nie będzie odpowiadało na rzeczywiste potrzeby użytkowników.
Jakie były reakcje pracowników na nową wersję?
Nowe rozwiązanie zostało dobrze odebrane w organizacji. Najbardziej cieszyło nas to, że pracownicy zaczęli faktycznie korzystać z raportu i zwracać uwagę na jego zawartość.
Pojawiły się pytania dotyczące konkretnych elementów raportu, a także pozytywne opinie na temat jego czytelności i nowej formy. To pokazało, że zmiana sposobu prezentacji informacji miała realny wpływ na odbiór całego rozwiązania.
Czy były elementy, które spotkały się ze szczególnie żywą reakcją pracowników?
Dużym zainteresowaniem cieszyła się przede wszystkim nowa forma prezentacji. Zrezygnowaliśmy z klasycznego dokumentu na rzecz rozwiązania przypominającego nowoczesną stronę internetową, dzięki czemu raport stał się bardziej intuicyjny i wygodniejszy w odbiorze.
Pozytywnie ocenione zostały również elementy interaktywne, takie jak odnośniki prowadzące do szczegółowych informacji o benefitach czy programach pracowniczych. Dzięki temu TRS stał się nie tylko podsumowaniem, ale również praktycznym punktem dostępu do wiedzy.
Czy mierzą Państwo popularność i wpływ TRS na pracowników?
Analizujemy liczby oraz częstość odsłon, jednak najcenniejszym źródłem informacji był dla nas bezpośredni feedback pracowników oraz pytania, które pojawiły się po publikacji raportu. Już samo zainteresowanie nową wersją pokazało, że zmiana została zauważona i dobrze odebrana.
Co doradziłaby Pani firmom, w których cyfrowe dotarcie do wszystkich pracowników może być niemożliwe?
Forma powinna wynikać ze specyfiki organizacji. Jeżeli nie wszyscy pracownicy mają dostęp do narzędzi cyfrowych, warto rozważyć model mieszany, łączący wersję elektroniczną z materiałami drukowanymi lub plikami PDF. Nasze obecne narzędzie umożliwia eksport raportu dla konkretnego pracownika do pliku PDF, jednak z powodu braku tego typu potrzeb nie rozwijamy tej funkcjonalności.
Najważniejsze jest to, aby pracownik miał łatwy dostęp do informacji oraz wiedział, gdzie może znaleźć dodatkowe szczegóły. Sama forma przekazania raportu ma, w moim odczuciu, znaczenie drugorzędne.
Czy TRS czymś Panią zaskoczył?
Największym zaskoczeniem było to, jak duży wpływ na odbiór raportu ma sposób prezentacji danych.
Zmiana formy sprawiła, że pracownicy zaczęli znacznie bardziej aktywnie korzystać z raportu i zwracać uwagę na elementy, które wcześniej często pozostawały niezauważone.
To potwierdziło, że nawet najlepsze dane nie spełnią swojej roli, jeśli nie zostaną przedstawione w sposób prosty, przejrzysty i dopasowany do potrzeb odbiorcy.
Dziękuję za rozmowę!
