 | O tym, kiedy warto stworzyć własne narzędzie do zarządzania wynagrodzeniami, kiedy lepiej skorzystać z gotowego rozwiązania oraz jak dane i technologia mogą wspierać podejmowanie decyzji płacowych, rozmawiamy z Maciejem Sztando, Compensation Analytics Managerem w Relativity, mającym 10-letnie międzynarodowe doświadczenie w obszarze strategii wynagrodzeń i badań płacowych.
|
|---|
Jakie są plusy własnej aplikacji do zarządzania wynagrodzeniami?
Własne narzędzie pozwala ograniczyć ręczną pracę, szybciej przygotowywać analizy i zachować pełną kontrolę nad danymi. Co ważne, nie trzeba od razu budować dużej platformy. Wiele firm zaczyna od rozwiązania jednego konkretnego problemu, a później rozwija narzędzie wraz z rosnącymi potrzebami.
Jak duża powinna być organizacja, aby wdrożenie własnej aplikacji do zarządzania wynagrodzeniami było opłacalne?
Nie sądzę, żeby dało się wskazać konkretną liczbę pracowników, od której własna aplikacja zaczyna się opłacać. Dużo ważniejsze jest to, czy firma ma jasno określoną strategię wynagrodzeń, odpowiednie dane i wiedzę pozwalającą podejmować dobre decyzje płacowe. Bez tego nawet najlepsze narzędzie niewiele pomoże.
Dla mniejszych organizacji na rynku jest dziś wiele gotowych rozwiązań, które mogą w pełni sprostać ich potrzebom. Z drugiej strony rozwój AI sprawił, że stworzenie własnej aplikacji jest znacznie prostsze i tańsze niż jeszcze kilka lat temu. Samo zbudowanie narzędzia to jednak tylko część sukcesu. Trzeba jeszcze wiedzieć, jakie problemy ma rozwiązywać, jakie dane wykorzystywać i w jaki sposób wspierać decyzje dotyczące wynagrodzeń. Dlatego pytanie nie powinno brzmieć „jak duża musi być firma?”, ale raczej „czy wiemy, co chcemy osiągnąć i mamy pomysł, jak to wykorzystać?”.
Jak porównać elastyczność własnej aplikacji z doświadczeniem i gotowymi rozwiązaniami dostawcy zewnętrznego?
Własna aplikacja daje większą elastyczność, ponieważ można ją dopasować do konkretnych procesów i potrzeb organizacji. Z kolei dostawca zewnętrzny wnosi doświadczenie zdobyte podczas współpracy z wieloma firmami oraz gotowe rozwiązania, które zostały już sprawdzone w praktyce.
Nie ma tutaj jednej dobrej odpowiedzi. Wszystko zależy od tego, czy dla organizacji ważniejsza jest możliwość pełnego dostosowania narzędzia do własnych potrzeb, czy wykorzystanie rozwiązań i doświadczeń zebranych przez dostawcę na przestrzeni lat.
Jakie przewagi może mieć aplikacja zewnętrznego dostawcy, w tym dostawcy raportów płacowych?
Największą przewagą dostawców zewnętrznych jest to, że zwykle widzieli już podobne wyzwania u wielu innych klientów. Dzięki temu mogą wnieść nie tylko narzędzie, ale również doświadczenie, metodologię i sprawdzone podejście do zarządzania wynagrodzeniami.
W przypadku dostawców raportów płacowych dodatkową korzyścią jest dostęp do aktualnych danych rynkowych i benchmarków, których samodzielne pozyskanie byłoby dla wielu organizacji trudne i kosztowne (ale nie niemożliwe).
Jakie funkcjonalności są absolutnym minimum, żeby narzędzie faktycznie wspierało decyzje płacowe, a nie było tylko ładniejszą wersją Excela?
Absolutnym minimum jest możliwość integracji z innymi systemami, odpowiednie zabezpieczenie dostępu do danych oraz automatyzacja powtarzalnych zadań. Jeżeli nadal musimy ręcznie przenosić dane pomiędzy plikami i systemami, to trudno mówić o prawdziwym usprawnieniu procesu.
Dobre narzędzie powinno ograniczać ręczną pracę i dawać użytkownikom pewność, że pracują na aktualnych danych. To właśnie integracja, bezpieczeństwo i automatyzacja najbardziej odróżniają takie rozwiązanie od zwykłego arkusza kalkulacyjnego.
Jakie dane i funkcjonalności powinno zawierać narzędzie, by pozwalało na satysfakcjonujące analizy?
To dość trudne pytanie, ponieważ dla każdej organizacji „satysfakcjonująca analiza” może oznaczać coś innego. Wszystko zależy od tego, jakie decyzje chcemy podejmować i jakie problemy rozwiązywać.
Na początku najważniejsze są zazwyczaj dane pracowników, informacje o wynagrodzeniach, historia zmian i budżety. Później można rozszerzać narzędzie o dane rynkowe, siatki płac czy analizy związane z pay equity. Najważniejsze jest jednak to, żeby mieć dane, które realnie wspierają podejmowanie decyzji, a nie po prostu gromadzić jak najwięcej informacji.
Od jakiego momentu Excel przestaje wystarczać w zarządzaniu wynagrodzeniami?
Jeszcze kilka lat temu powiedziałbym, że Excel może wystarczać przez bardzo długi czas. Dzisiaj sytuacja wygląda trochę inaczej. Dzięki AI i narzędziom no-code lub low-code stworzenie własnej aplikacji jest znacznie prostsze i tańsze niż kiedyś.
Moim zdaniem Excel przestaje wystarczać w momencie, gdy zaczyna ograniczać organizację. Jeżeli coraz więcej czasu poświęcamy na ręczne łączenie danych, kontrolę błędów czy przygotowywanie wizualizacji, warto zastanowić się nad bardziej dedykowanym rozwiązaniem.
Nie oznacza to jednak, że każda firma musi budować własne narzędzie. Dzisiaj na rynku dostępnych jest wiele gotowych rozwiązań, dlatego najważniejsze jest znalezienie podejścia najlepiej odpowiadającego potrzebom organizacji.
Czy narzędzie powinno przede wszystkim raportować dane, czy także podpowiadać możliwe decyzje i scenariusze?
Moim zdaniem powinno robić jedno i drugie. Sam raport pokazuje nam, co się wydarzyło, ale nie pomaga odpowiedzieć na pytanie „co dalej?”.
Dobre narzędzie powinno pozwalać analizować różne scenariusze i pokazywać ich potencjalne konsekwencje. Ostateczna decyzja zawsze należy jednak do człowieka, bo żadne narzędzie (jeszcze) nie zna całego kontekstu biznesowego.
Jakie dane powinny być dostępne w jednym miejscu, aby HR i zarząd mogli podejmować decyzje płacowe bez dodatkowego scalania plików?
Przede wszystkim dane o wynagrodzeniach, stanowiskach, poziomach, budżetach i rynku. Dobrze mieć również historię wcześniejszych decyzji płacowych, bo sama informacja o obecnym wynagrodzeniu nie zawsze pokazuje cały kontekst. W praktyce te dane często już istnieją, ale są rozproszone między systemami i plikami. Narzędzie powinno je połączyć i pokazać w sposób, który pozwala szybko przejść od danych do konkretnej decyzji.
Czy można policzyć, ile czasu HR, C&B i menedżerowie oszczędzają dzięki automatyzacji analiz wynagrodzeń?
Oczywiście, że tak. Dzisiaj praktycznie wszystko da się zmierzyć. Jeżeli przygotowanie kilku tysięcy siatek płacowych zajmowało kiedyś kilka tygodni, a dziś można wykonać podobną pracę w ciągu kilku minut przy wsparciu odpowiednich narzędzi, skala oszczędności jest bardzo duża.
Warto jednak pamiętać, że samo wdrożenie narzędzia nie wystarczy. Największe korzyści pojawiają się wtedy, gdy razem z technologią upraszczamy również sam proces. W przeciwnym razie możemy po prostu szybciej wykonywać te same, nie zawsze potrzebne, czynności.
Jak zmierzyć i ocenić zmiany spowodowane przez wdrożenie narzędzia?
Najprościej zacząć od czasu. Jeżeli przygotowanie analiz czy rekomendacji zajmowało wcześniej kilka dni, a po wdrożeniu kilka godzin, to już jest konkretny efekt. Warto też sprawdzić, czy menedżerowie i HR rzadziej wracają do tych samych tematów, czy jest mniej poprawek i czy łatwiej przygotować dane potrzebne do różnych analiz lub wymagań prawnych. Na końcu i tak najważniejsze jest jedno pytanie: czy dzięki narzędziu podejmujemy lepsze decyzje niż wcześniej?
Jak sprawdzić, czy po wdrożeniu narzędzia decyzje płacowe są bardziej spójne i lepiej uzasadnione?
Najprościej porównać podobne decyzje przed wdrożeniem i po wdrożeniu narzędzia. Można sprawdzić, czy pracownicy na podobnych stanowiskach, poziomach i z podobnymi wynikami otrzymują bardziej zbliżone rekomendacje oraz jak często decyzje wykraczają poza ustalone zasady.
Warto też zobaczyć, czy przy każdej decyzji można łatwo odtworzyć jej uzasadnienie: jakie dane zostały wykorzystane, kto ją zatwierdził i dlaczego wybrano właśnie takie rozwiązanie. Badania pracowników czy informacje od osób odchodzących również mogą być pomocne, ale traktowałbym je jako dodatkowy sygnał, a nie bezpośredni dowód na to, że decyzje są bardziej spójne.
Jakie koszty ukryte warto uwzględnić, porównując własne narzędzie, aplikację zewnętrzną i pracę w arkuszach kalkulacyjnych?
Często największe koszty nie są widoczne na początku. W przypadku własnego narzędzia warto zastanowić się, kto będzie je rozwijał i utrzymywał w przyszłości. Przy rozwiązaniach zewnętrznych koszt może rosnąć wraz z liczbą użytkowników, dodatkowymi modułami, integracjami czy potrzebą dostosowania narzędzia do procesów firmy.
Natomiast przy pracy w Excelu wyzwaniem jest często kontrola wersji plików. Większość z nas przynajmniej raz spotkała się z sytuacją, gdy obok siebie funkcjonowały pliki „final.xlsx”, „final_v2.xlsx” i „this_time_final.xlsx”, a nikt nie był już pewien, który z nich zawiera aktualne dane.
Kiedy własne rozwiązanie daje przewagę, a kiedy zaczyna być kosztownym i trudnym w utrzymaniu projektem IT?
Własne rozwiązanie daje przewagę wtedy, gdy odpowiada na konkretne potrzeby organizacji, których trudno szukać w gotowych narzędziach. Szczególnie dobrze sprawdza się tam, gdzie firma ma własne procesy, specyficzną (tak tak, wiemy, ze wszystkie firmy są specyficzne) politykę wynagrodzeń lub potrzebuje dużej elastyczności.
Problem pojawia się wtedy, gdy samo narzędzie staje się celem. Jeżeli więcej czasu poświęcamy na rozwijanie kolejnych funkcjonalności niż na rozwiązywanie realnych problemów biznesowych, warto zadać sobie pytanie, czy nadal idziemy w dobrym kierunku.
Ostatecznie narzędzie powinno wspierać procesy wynagrodzeniowe, a nie stać się kolejnym projektem wymagającym ciągłej uwagi i zasobów.
Jakie kompetencje musi mieć firma, żeby samodzielnie rozwijać narzędzie wynagrodzeniowe bez uzależnienia od jednej osoby lub zespołu?
Firma potrzebuje przede wszystkim połączenia wiedzy o wynagrodzeniach, danych i technologii. Nie oznacza to jednak, że jedna osoba musi znać się na wszystkim. Ważniejsze jest, żeby te kompetencje były dostępne w organizacji i żeby te osoby potrafiły ze sobą współpracować.
Trzeba też od początku zadbać o dokumentację i przekazywanie wiedzy. Jeżeli tylko jedna osoba wie, jak działa narzędzie, na czym opiera się jego logika i jak je rozwijać, to firma szybko staje się od niej zależna, tworząc tzw. knowledge silo. Dobre rozwiązanie powinno być zbudowane w taki sposób, żeby ktoś inny mógł je przejąć i dalej rozwijać.
Czy firmy nie przeceniają często korzyści z budowy własnych narzędzi, niedoszacowując kosztów ich późniejszego utrzymania?
Jeszcze kilka lat temu odpowiedziałbym, że tak. Dzisiaj jednak, jak już kilka razy wspominałem, AI zmieniła zasady gry i stworzenie własnego narzędzia jest znacznie prostsze niż wcześniej.
Nie zrozumcie mnie źle, bo z tego wywiadu może wynikać: „nie kupujcie rozwiązań zewnętrznych, tylko wszystko budujcie sami”. Nie o to mi chodzi. Własne narzędzie daje ogromne możliwości dopasowania do potrzeb firmy, trochę jak garnitur szyty na miarę. Z kolei dostawca zewnętrzny wnosi know-how zbierane przez lata oraz metodologię rozwijaną i poprawianą dzięki informacjom zwrotnym od setek, a czasem tysięcy klientów.
Dlatego nie ma jednej odpowiedzi dobrej dla każdej firmy. Trzeba uczciwie porównać możliwości własnego rozwiązania z wiedzą i doświadczeniem, które oferuje dostawca.
