Współczesne firmy, nieważne na jakim rynku są, muszą dostarczać innowację, wysoki poziom obsługi klienta, wyróżniać się marketingowo, usprawniać procesy w celu lepszego funkcjonowania firmy i szukania optymalizacji kosztowych. Kluczem do tego jest stworzenie środowiska pracy, które motywuje pracowników do osiągania wysokich wyników i aktywnego uczestnictwa w życiu firmy. W tym artykule przedstawiono dziesięć kroków, które pomogą zwiększyć zaangażowanie pracowników, ze szczególnym uwzględnieniem roli wynagrodzeń.
Wskazane sposoby wyróżniono na podstawie doświadczeń klientów firmy Worksmile – platformy do angażowania pracowników, która łączy wewnątrzfirmową komunikację, firmowe benefity, wnioski i sprawy oraz zarządzanie nieobecnościami.
1. Poziomy stanowisk i jasna ścieżka rozwoju
Na samym początku rozwoju firmy, zatrudniając dopiero dziesiątki pracowników, założyciele często zapominają o ustaleniu poziomów stanowisk i możliwości dalszego rozwoju. Dzieję się tak z wielu powodów, m.in.: braku czasu lub koncentracji na jak najszybszym zarabianiu pieniędzy. Zatrudnianie zespoły odbywa się wtedy w możliwie najprostszy sposób, czyli na te same poziomy stanowisk. Nikt wówczas nie myśli, że za jakiś czas może to przynieść wewnętrzne problemy, np.:
- rosnące oczekiwania pracowników i niezadowolenie, gdy zabraknie na nie odpowiedzi w czasie rzeczywistym;
- różnice w poziomie wynagrodzeń na tych samych stanowiskach i ryzyko buntu związane z tą kwestią;
- brak możliwości zróżnicowania targetów względem doświadczenia i możliwości pracowników.
Z tego powodu już na samym początku zaleca się zbudowanie jasnych ścieżek zawodowych oraz wyraźnie zdefiniowanych poziomów stanowisk w organizacji. Mają one kluczowe znaczenie dla budowania zaangażowania pracowników. Pracownicy, którzy widzą możliwość awansu i mają świadomość, jakie kompetencje i osiągnięcia są wymagane na kolejnych poziomach, są bardziej zmotywowani do ciągłego rozwoju i doskonalenia swoich umiejętności.
Tworzenie struktury organizacyjnej z jasno określonymi poziomami stanowisk oraz transparentnym systemem oceniania pozwala na eliminację niepewności związanej z rozwojem kariery. Dobrze zdefiniowane poziomy stanowisk połączone z regularnym feedbackiem i planami rozwoju indywidualnego dają pracownikom poczucie kontroli nad ich przyszłością zawodową. To z kolei zwiększa ich zaangażowanie, ponieważ czują, że ich praca prowadzi do konkretnego celu, a wysiłki są odpowiednio wynagradzane i doceniane. Systematyczne inwestowanie w rozwój pracowników poprzez szkolenia, mentoring oraz możliwości awansu nie tylko zwiększa ich kompetencje, ale również buduje lojalność wobec firmy, co ma bezpośredni wpływ na poziom zaangażowania.
2. Ustanowienie sprawiedliwej polityki wynagrodzeń
Ustanowienie sprawiedliwej polityki wynagrodzeń jest kluczowym elementem budowania zaangażowania pracowników. Wynagrodzenie nie tylko stanowi podstawową formę wynagrodzenia za pracę, ale także odgrywa znaczącą rolę w motywowaniu pracowników do osiągania lepszych wyników i pozostawania lojalnymi wobec firmy. Pracownicy, którzy postrzegają swoje wynagrodzenie jako sprawiedliwe i adekwatne do ich umiejętności oraz wysiłków, są bardziej skłonni do angażowania się w swoje obowiązki oraz długoterminowe cele organizacji.
Warto również zastanowić się nad transparentnym przedstawianiem siatki płac, czyli widełek wynagrodzeń dla poszczególnych stanowisk. Takie podejście może stać się ważnym elementem budowania zaufania wśród pracowników – a gdy zyskamy zaufanie, możemy liczyć również na zaangażowanie. Pracownicy powinni mieć jasność co do tego, jakie wynagrodzenie mogą otrzymać na różnych poziomach stanowisk, a także jakie są możliwości podwyżek i premii. Publikowanie widełek płacowych zmniejsza ryzyko nieporozumień i poczucia niesprawiedliwości, co bezpośrednio wpływa na satysfakcję z pracy i poziom zaangażowania. Firmy, które stosują tę praktykę, często cieszą się większym zaufaniem i stabilnością kadrową.
Oczywiste są obawy. W szczególności, jeśli nasze podejście w przeszłości nie było odpowiednie i pojawiają się bardzo duże różnice w podstawach u pracowników w tym samym zespole, na tych samych stanowiskach. Należałoby wtedy krok po kroku rozwiązywać ten problem. Z jednej strony formalnym awansem, aby dostosować nazwę stanowiska do poziomu płacy, a z drugiej, wyrównaniem poziomu pensji w przypadku, gdy doświadczenie i poziom realizacji celów nie różni się.
3. Zaplanuj potencjalny wzrost wynagrodzeń oraz rób regularne przeglądy i aktualizacje
Z definicji pensja podstawowa to stały element wynagrodzenia. Nie oznacza to jednak, że ma być taki sam przez cały okres zatrudnienia. Rynek zmienia się bardzo dynamicznie, z jednej strony rosnąca inflacja, z drugiej strony zawsze znajdzie się konkurencja, która za dobry talent “zapłaci” więcej. Dlatego stałe monitorowanie rynku wynagrodzeń i regularne aktualizacje wynagrodzeń są konieczne, aby utrzymać konkurencyjność firmy. Planując funkcjonowanie organizacji od strony finansowej, warto uwzględnić w swoim rachunku zysków i strat wyniki przeglądu wynagrodzeń, aby móc szybciej reagować na zmiany rynkowe i zapewnić, że pracownicy są odpowiednio wynagradzani za swoją pracę. Dzięki temu zmniejsza się ryzyko rotacji pracowników.
4. Dostosuj wynagrodzenia do wyników pracy
Przejdźmy do systemu prowizji i premii. Jeśli jeszcze go nie posiadasz, zastanów się nad jego wprowadzeniem. Jeśli wprowadzałeś go dawno temu sprawdź, czy jest dopasowany do dzisiejszych czasów oraz etapu rozwoju firmy czy pokoleń, które dla Ciebie pracują. Dobry system prowizyjny i premiowy powinien zostać oparty o główne cele firmowe oraz wyniki pracy, aby pracownicy wiedzieli, do czego dąży firma, oraz zauważali swój wpływ na realizację celów. Pracownicy, którzy osiągają wysokie wyniki, powinni otrzymywać wyższe wynagrodzenie, co motywuje ich do dalszych starań. Wprowadzenie systemu premiowania za wyniki opartego na jasnych i mierzalnych kryteriach, może znacząco zwiększyć zaangażowanie i motywację do pracy. Przydatny do tego jest znany schemat przekazywania jasnych i mierzalnych celów o nazwie
OKR – Objective Key Results, czyli cele i kluczowe rezultaty.
5. Weź poważnie pod uwagę dodatkowe świadczenia i benefity
Możesz powiedzieć: „No tak, ale po co ludziom benefity, liczy się pensja”. Oczywiście zawsze, gdy zapytasz kogoś, czy chciałby mieć 200 czy 500 zł w benefitach czy w gotówce do ręki, wybierze to drugie. Niemniej za dwa – trzy miesiące zapomni o tej podwyżce. Benefity mają niedoceniony psychologiczny aspekt, bowiem Twój pracownik co miesiąc otrzymuje coś dodatkowego, co jest formą docenienia, zauważenia, nagrody. Raport SHRM z 2023 roku wskazuje, że organizacje oferujące szeroki pakiet benefitów obserwują wyższy poziom zaangażowania pracowników. Pracownicy, którzy są najbardziej zadowoleni ze swojego pakietu świadczeń, wykazują zaangażowanie o 11,5% wyższe niż średnia. To pokazuje, że inwestycja w różnorodne benefity może znacząco przyczynić się do wzrostu motywacji i lojalności pracowników.
Utrzymanie różnorodnej polityki benefitowej jest bardzo trudne. Wymaga zatrudnienia osoby, która stale kontroluje budżety, umie negocjować elastyczne kontrakty z dostawcami usług dla Twoich pracowników, itd. Tu z pomocą przychodzą systemy kafeteryjne – te nowoczesne będą bezbłędnie kontrolować Twoje budżety benefitowe, dostosują je do Twojej polityki firmowej oraz zajmą się administrowaniem i rozliczaniem kosztów. Co ważne, dzięki nim przestaniesz martwić się o szukanie ofert dopasowanych do potrzeb pracowników, to oni zdecydują czego potrzebują w danym momencie.
6. Zadbaj o niedocenianą dziś komunikację wewnętrzną
Efektywna komunikacja wewnętrzna jest fundamentem budowania zaangażowania pracowników. Kluczowe jest, aby wszyscy w organizacji, od zarządu po menedżerów, aktywnie uczestniczyli w procesie komunikacji. Zarząd powinien jasno komunikować strategię i cele firmy, co pomaga pracownikom zrozumieć, jak ich praca wpływa na sukces organizacji. Menedżerowie, będąc blisko swoich zespołów, mają kluczową rolę w regularnym przekazywaniu informacji zwrotnej i utrzymaniu otwartej linii komunikacji.
Dział HR odgrywa istotną rolę w koordynacji komunikacji, ale również wprowadzanie propracowniczych inicjatyw takich jak Total Rewards Statement – raport o łącznych korzyściach z pracy. Jest to dokument, który kompleksowo przedstawia wszystkie elementy wynagrodzenia pracownika, w tym nie tylko wynagrodzenie podstawowe, ale także benefity, premie, szkolenia oraz inne formy wsparcia. Transparentność w zakresie wynagrodzeń, zwłaszcza w kontekście całościowego pakietu korzyści, buduje zaufanie i zwiększa zaangażowanie. W dzisiejszych czasach istnieje wiele narzędzi, które pomogą Ci w tworzeniu angażującej komunikacji. Zestaw ich funkcji i wachlarz rozwiązań będą wsparciem dla osoby, która zajmuje się tymi projektami w Twojej firmie, automatyzując pracę i czyniąc ją mierzalną.
7. Doceń TOP Performersów i zaangażuj ich w procesy decyzyjne
Jednym ze sposobów docenienia może być zaproszenie takiego pracownika lub grupy pracowników do poprowadzenia procesu rekrutacyjnego, we współpracy z HR. Uczestnictwo w podejmowaniu decyzji zwiększa ich zaangażowanie i poczucie odpowiedzialności za sukces firmy. Pracownicy, którzy czują, że ich opinie są brane pod uwagę, są bardziej skłonni do podejmowania dodatkowych wysiłków i angażowania się w życie firmy. Warto również wdrożyć mechanizmy umożliwiające pracownikom zgłaszanie pomysłów i sugestii – pamiętaj jednak, że jak już to zrobisz, komunikacja odnośnie tego co dzieje się z tym pomysłem będzie kluczowa.
8. Wspieraj HR w budowaniu kultury zaangażowania
Dużo mówi się o roli HR w firmach, ale w praktyce najczęściej kończy się to na roli wykonawczej. Powodów może być wiele, dzisiejsza osoba zajmująca tę rolę nie ma zrozumienia biznesu, a może jej głos nie jest poważnie traktowany w zarządzie przedsiębiorstwa. Przekaż swojemu HR w jasny sposób cele swojego biznesu, następnie oczekuj propozycji rozwiązania z mierzalnym efektem. Zaufaj swojemu działowi HR i daj mu decyzyjność w działaniach wspierających biznes.
Dział HR powinien pełnić kluczową rolę w budowaniu kultury zaangażowania w firmie. Ich zadaniem jest wspieranie menedżerów w zarządzaniu zespołami, organizacja programów szkoleniowych oraz dbałość o dobrostan pracowników – a to tylko niektóre z działań, które mogą przyczynić się do wzrostu zaangażowania. HR powinien także monitorować jego poziom i reagować na wszelkie sygnały spadku motywacji wśród pracowników.
9. Dawaj znać co działa, a co nie
Buduj kulturę transparentności. Regularna komunikacja między menedżerami a pracownikami oraz systematyczne udzielanie feedbacku to kluczowe elementy wpływające na zaangażowanie. Pracownicy muszą wiedzieć, że ich praca jest doceniana, a ich wysiłki przyczyniają się do sukcesu firmy. Jasny i konstruktywny feedback pozwala także na bieżąco korygować ewentualne błędy, pomaga pracownikom rozwijać się zawodowo oraz wpływa pozytywnie na utrzymanie pracowników w organizacji. Jak wynika z raportu Talent 2020 „Surveying the Talent Paradox from Employee Persoective” wydanego przez Deloitte Univesity press, w firmach, które skutecznie wdrażają kulturę uznania, zaangażowanie wzrasta o 34%, a retencja pracowników o 41%. Dane z 2023 roku pokazują, że firmy z aktywnymi programami uznania mogą zwiększyć średnią wydajność pracowników nawet o 11%. W efekcie, organizacje, które regularnie doceniają swoich pracowników, nie tylko poprawiają ich motywację, ale także znacząco redukują koszty związane z rotacją.
10. Firma to ludzie, dlatego twórz ludzkie procesy
Automatyzacja procesów HR i zapewnienie łatwego dostępu do narzędzi kadrowych mogą znacząco wpłynąć na zaangażowanie pracowników. Wprowadzenie zrozumiałych i zautomatyzowanych systemów, które umożliwiają pracownikom szybkie i łatwe załatwianie spraw, takich jak składanie wniosków o nieobecność czy dostęp do spraw kadrowych, zwiększa efektywność i zadowolenie z pracy. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na swoich głównych obowiązkach, co przekłada się na wyższy poziom zaangażowania.
Według raportu Workato z 2023 roku, automatyzacja procesów HR wzrosła o 235% w ciągu jednego roku. To pokazuje, jak istotne są takie narzędzia w nowoczesnych organizacjach. Automatyzacja obejmująca np.: zintegrowane systemy zarządzania wnioskami kadrowymi czy procesami akceptacji, nie tylko upraszcza codzienne zadania, ale także zwiększa zaangażowanie pracowników poprzez redukcję biurokracji i przyspieszenie procesów decyzyjnych. Z kolei badania BambooHR wskazują, że firmy, które efektywnie wdrażają takie technologie, mogą znacznie poprawić doświadczenie pracowników, co prowadzi do wyższej produktywności i niższej rotacji.
Lider – po czym go oceniasz?
Lider zespołu to ostatnia pozycja w moim tekście, ale fundamentalna. Odgrywa on kluczową rolę w budowaniu zaangażowania pracowników. Jego postawa, umiejętności komunikacyjne i podejście do zarządzania bezpośrednio wpływają na motywację, satysfakcję i lojalność członków zespołu. Badania pokazują, że aż 70% zmienności w poziomie zaangażowania zespołu można przypisać działaniom menedżera. Z tego względu nowoczesny lider powinien być nie tylko zarządcą, ale także mentorem i inspiratorem dla swoich pracowników.
Taka osoba wyróżnia się empatią, jest inspirująca i skoncentrowana na budowaniu silnych relacji z zespołem. Misją lidera jest promowanie kultury otwartości, zaufania i wsparcia, jednocześnie stawiając przed zespołem jasne cele i oczekiwania. Warto podkreślić, że nie ma łatwego zadani. Obecne zespoły pracują zdalnie lub hybrydowo, są wielopokoleniowe co oznacza, że ich przywódca musi stale się rozwijać. Dlatego warto zastanowić się, czy dziś w naszej firmie liderzy mają wystarczająco dużo narzędzi, które pomogą im w automatyzacji czynności żmudnych, administracyjnych, dając im czas, ale też funkcje do elastycznego dbania o swój zespół.
Podsumowanie
Zwiększenie zaangażowania pracowników to złożony proces, który wymaga strategicznego podejścia na wielu poziomach organizacji. Nie da się wprowadzić tylko jednego elementu, który samodzielnie zadziała – dzisiejsza organizacja to firma w 3D, i tak powinniśmy na nią patrzeć. Rola wynagrodzeń, transparentności w polityce płacowej oraz regularnych przeglądów wynagrodzeń to fundament, który buduje poczucie sprawiedliwości i motywacji wśród pracowników. Z kolei benefity, odpowiednio dobrane do potrzeb zespołu, są ważnym uzupełnieniem wynagrodzenia, które pozytywnie wpływa na zaangażowanie i lojalność pracowników.
Efektywna komunikacja wewnętrzna, wsparta przez inicjatywy takie jak
Total Rewards Statement, oraz automatyzacja procesów HR, przyczyniają się do uproszczenia codziennych zadań i zwiększenia satysfakcji z pracy. Kluczową rolę odgrywa tu lider – osoba, która inspiruje, wspiera rozwój, dba o regularną komunikację i buduje zaufanie w zespole. To wszystko razem tworzy kulturę organizacyjną, która promuje zaangażowanie, innowacyjność i długoterminowy rozwój firmy. Patrząc na organizację holistycznie i wdrażając spójne działania na różnych poziomach, można skutecznie zwiększyć zaangażowanie i zbudować silny, zjednoczony zespół, który będzie dążył do realizacji wspólnych celów.
Tomasz Chaciński,
Worksmile
