Jakie zmiany nas czekają?
Głównym celem dyrektywy jest likwidacja luki płacowej w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn. Na chwilę obecną wiemy, jakie obowiązki na państwa członkowskie nakłada dyrektywa, natomiast to w jaki sposób polski ustawodawca przeniesie przepisy unijne na krajowe, dowiemy się dopiero po pierwszej publikacji projektu ustawy. Państwa członkowskie muszą wprowadzić minimalne wymagania wynikające z dyrektywy, a w ramach wewnętrznych dyskusji przepisy mogą zostać zaostrzone.
Zgodnie z dyrektywą pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników, będą zobowiązani do regularnego składania sprawozdań dotyczących wynagrodzeń. Informacje te mają być publikowane przez organy monitorujące państw członkowskich. Jaka jednostka w Polsce będzie odpowiedzialna za kontrolę, tego jeszcze nie wiemy. Z przyjętego dokumentu wynika, że pracodawca będzie zobowiązany między innymi do publicznego udostępniania danych o różnicach w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn.
Przedsiębiorstwa będą zmuszone badać i dostarczać informacje odnośnie:
- luki płacowej oraz mediany luki płacowej ze względu na płeć;
- luki płacowej oraz mediany luki płacowej ze względu na płeć w formie składników uzupełniających lub zmiennych;
- odsetka pracowników płci żeńskiej i męskiej otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne; odsetka pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym kwartylu wynagrodzenia;
- luki płacowej ze względu na płeć wśród pracowników w podziale na kategorie pracowników, według zwykłej podstawowej płacy godzinowej lub miesięcznej oraz składników uzupełniających lub zmiennych.
Oznacza to, że dostarczane i przeprowadzane analizy będą niezwykle dokładne.
W sytuacji, gdy w ramach sprawozdań zostaną wykazane różnice średniego poziomu wynagrodzenia pomiędzy kobietami a mężczyznami, które wynoszą co najmniej 5%, a pracodawca nie uzasadni takiej różnicy na podstawie obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów, dodatkowo pracodawca nie zlikwiduje nieuzasadnionej różnicy w przeciągu 6 miesięcy, wówczas będzie musiała nastąpić wspólna ocena wynagrodzeń wraz z przedstawicielami pracowników. Wspólne oceny wynagrodzeń będą miały na celu wyeliminowanie dyskryminacji płacowej ze względu na płeć poprzez przyjęcie środków zaradczych.
Zgodnie z przyjętą dyrektywą pracodawcy będą zobligowani, aby udostępniać swoim pracownikom kryteria stosowane do określania poziomów wynagrodzenia i podwyżek płac. Kryteria związane z podwyżką wynagrodzenia mogą obejmować między innymi indywidualne osiągnięcia, rozwój umiejętności i staż pracy. Dodatkowo każdy pracownik na swój wniosek będzie mieć prawo do uzyskania informacji dotyczących jego indywidualnego poziomu wynagrodzenia oraz średnich poziomów płac, w podziale na płeć, odnoszących się do pracowników wykonujących taką samą pracę jak on lub pracę o takiej samej wartości. Ponadto pracodawcy powinni co roku informować swoich pracowników o tym prawie.
W przypadku nierównego traktowania, pracownicy mogą dochodzić odszkodowania. Powinno ono w pełni pokrywać straty i szkody poniesione w wyniku dyskryminacji płacowej ze względu na płeć oraz obejmować pełne odzyskanie zaległego wynagrodzenia i związanych z nim premii lub świadczeń rzeczowych oraz odszkodowanie za utracone szanse, takie jak dostęp do niektórych świadczeń zależnych od poziomu wynagrodzenia, a także zadośćuczynienie za szkody niematerialne, takie jak stres wynikający z niedocenienia wykonanej pracy. Ponadto w przypadku nieprzestrzegania przepisów krajowych na firmy mogą być nakładane kary. Zgodnie z dyrektywą powinny obejmować grzywny, których wysokość może być uzależniona od rocznego obrotu brutto pracodawcy lub całkowitych kosztów wynagrodzeń.
Aby zlikwidować asymetrię informacji, która ogranicza możliwości negocjacyjne osób starających się o pracę, pracodawca będzie zobowiązany do wykazywania początkowego poziomu wynagrodzenia czy widełek płacowych już na poziomie rekrutacji. Idąc dalej, aby przerwać proces utrwalania się luki płacowej ze względu na płeć, ogłoszenia o wakatach i nazwy stanowisk pracy mają być neutralne płciowo. Pracodawca podczas rozmowy rekrutacyjnej nie będzie miał prawa pytać o obecne wynagrodzenie, jak ono kształtowało się w przeszłości, a nawet szukać tego typu informacji.
Przegląd wynagrodzeń w 2024 roku
Działy HR stoją przed nie lada wyzwaniem. Mamy trudną sytuację makroekonomiczną, która winduje oczekiwania pracowników co do wzrostu ich wynagrodzeń. Dodatkowo widmo zmian legislacyjnych nie ułatwia zarządzania systemem wynagrodzeń. Inflacja średnioroczna na koniec 2023 roku (według prognoz Narodowego Banku Polskiego) ma wynieść 11,4%. Płaca minimalna w przyszłym roku będzie zwiększana dwukrotnie, a w lipcu wyniesie 4 300 PLN brutto. Jest to wzrost o 19,4% w porównaniu do obecnego poziomu, który wynosi 3 600 PLN brutto . Wzrost płacy minimalnej przełoży się bezpośrednio na wzrost wynagrodzeń w najniżej opłacanych zawodach, które w tym momencie są na poziomie płacy minimalnej lub niewiele powyżej. Efekt kuli śnieżnej spowoduje, że wpłynie to również na stawki płac na wyżej opłacanych stanowiskach. Przy takich wzrostach minimalnej krajowej bardzo kosztowne i trudne jest jednak wdrożenie podwyżek o podobnej wysokości na wszystkich szczeblach w organizacji. Dynamiczny wzrost płacy minimalnej w Polsce w ostatnich latach spowodował spłaszczenie struktury wynagrodzeń. Według danych GUS w 2021 roku w Polsce 1,6 mln Polaków zarabiało na poziomie płacy minimalnej. Według danych Ministerstwa Finansów z września 2022 roku ok. 3 mln pracowników zarabiało mniej niż 3 490 PLN . Biorąc pod uwagę rentowność prowadzonej działalności, przedsiębiorstwa nie zawsze są w stanie tak samo dynamicznie podnosić wynagrodzenia na wszystkich szczeblach zarządzania. Przez to zarządzanie wynagrodzeniami, a przede wszystkim oczekiwaniami pracowników jest bardzo trudne.
Różne badania wynagrodzeń wskazują, że przyszłoroczne budżety na zmiany w wynagrodzeniach będą na poziomie 8-9%. Czy jest to wysoki budżet? To zależy jak wielu pracowników mamy na poziomie płacy minimalnej i jaki odsetek z tego budżetu będziemy musieli zainwestować na wzrost wynagrodzeń dla tej grupy osób. Dodatkowo, aby pracownicy na różnych stopniach zaszeregowania nie mieli takich samych wynagrodzeń, firma musi zostawić część budżetu na podniesienie płac pozostałych grup pracowników, na wyższych stopniach zaszeregowania – tym bardziej, że w związku z sytuacją makroekonomiczną ich oczekiwania również rosną.
Biorąc pod uwagę to, że w 2026 roku będą wprowadzone mechanizmy weryfikujące lukę płacową, już podczas przyszłorocznego przeglądu wynagrodzeń warto przeanalizować sytuację w organizacji i sprawdzić, czy nie należy podjąć działań mających na celu zrównanie wynagrodzeń kobiet i mężczyzn wykonywujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Jeżeli firmy zostawią takie analizy na ostatnią chwilę, wówczas może się okazać, że wyrównanie wszystkich różnic w ostatnim roku może być problematyczne, czasochłonne i bardzo kosztowne.
Pierwszym krokiem powinno być ujednolicenie stanowisk w ramach organizacji, przeprowadzenie wartościowania stanowisk pracy w oparciu o obiektywne kryteria, przyporządkowanie stanowisk do kategorii zaszeregowania oraz stworzenie wewnętrznej tabeli płac. Firmy powinny również przejrzeć swoje regulaminy wynagrodzeń pod kątem nadchodzących zmian oraz stworzyć jasne ścieżki karier, które później będą mogły być opublikowane pracownikom.
Dodatkowo już teraz warto zacząć zastanawiać się, szczególnie w dużych firmach, gdzie wynagrodzenia zmieniają się dynamicznie chociażby z uwagi na rotację pracowników, w jaki sposób dział HR będzie przygotowywał analizy, nie tylko na potrzeby raportowania do wyznaczonej do tego instytucji, ale chociażby na potrzeby odpowiedzi na zapytania ze strony pracowników, które niewątpliwie będą napływać. Szczególnie w organizacjach, w których do tej pory transparentność wynagrodzeń była tematem tabu, pracownicy mogą intensywnie poszukiwać informacji na temat swojego wynagrodzenia w porównaniu do innych zatrudnionych, zwłaszcza że dyrektywa zobowiązuje pracodawcę do informowania pracowników o możliwości zadawania tego rodzaju pytań. Warto zastanowić się nad zautomatyzowaniem tego procesu. Oczywiście na chwilę obecną budowa narzędzi do automatyzacji wyliczeń może być przedwczesna, ponieważ nie wiemy jeszcze jakie będą wymagania krajowe, natomiast warto rozważyć takie rozwiązanie w przyszłości.
Analizy luki płacowej warto zacząć od prostej weryfikacji w ramach kategorii zaszeregowania, następnie przejść do analizy per stanowisko lub grupa stanowisk, gdzie praca jest o tej samej wartości. Wszystkie różnice powyżej 5% należy starać się opisać i uzasadnić poprzez obiektywne kryteria np. takie jak ocena pracy, dodatkowe umiejętności językowe itd. Należy pamiętać, że kryteria muszą być neutralne płciowo. W ocenie różnic trzeba wziąć pod uwagę wszystkie składniki wynagrodzenia wyrażone jako roczne wynagrodzenie brutto i odpowiadające mu wynagrodzenie godzinowe brutto. Należy również przeanalizować dostępność benefitów i ich wartość w ramach poszczególnych stanowisk lub grup stanowisk, gdzie praca jest o tej samej wartości. Wszystkie różnice powyżej 5%, których nie da się uzasadnić, trzeba zlikwidować. Jeżeli okazałoby się, że różnice są znaczne, wówczas warto policzyć koszt zmian i proces ich usunięcia rozłożyć na przyszłe przeglądy płac, najpóźniej do czasu wejścia w życie prawa lokalnego odnośnie luki płacowej. Jeżeli organizacja posiada środki, wówczas zmiany likwidujące lukę płacową powinno się wdrożyć tak szybko jak to możliwe, ponieważ nawet bez wejścia w życie prawa unijnego firma może być oskarżona o nierówne traktowanie bądź też dyskryminację.
Warto również zabezpieczyć się przed powstawaniem różnic w wynagrodzeniach w kolejnych miesiącach po dokonaniu przeglądu. W tym celu szczególnie istotne jest przyjrzenie się rekrutacji. Pomimo obecnej koniunktury gospodarczej, wciąż mówi się o rynku pracownika, szczególnie w sytuacji, gdy rekrutujemy pracowników na pozycje, gdzie wymagane są unikowe kompetencje lub trudnodostępne na rynku. Chcąc przyciągnąć nowych pracowników do organizacji możemy chcieć proponować kandydatom stawki znacznie wyższe niż te, które mają obecni pracownicy. Aby zabezpieczyć się przed powstaniem luki płacowej, możemy zastosować dwa rozwiązania. Jednym jest przekazanie do działu rekrutacji widełek płacowych i wymaganie, aby poruszać się w ich ramach. Jeżeli jednak widełki płacowe są szerokie, wówczas możliwe jest stworzenie polityki rekrutacyjnej, która dokładnie określa minimalne i maksymalne stawki per stanowisko, zawężając widełki wynagrodzeniowe. Jeżeli nie jest możliwe rekrutowanie po aktualnych stawkach, wówczas drugim rozwiązaniem jest podwyższenie wynagrodzeń dla tej grupy pracowników już zatrudnionych w ramach organizacji, a następnie dostosowanie polityki rekrutacyjnej.
