Obecnie pracuje Pan w firmie oferującej ciekawy benefit - SmartLunch. Zacznijmy od tego co oferuje Państwa firma?
W SmartLunch zapewniamy jedzenie dla pracowników w całej Polsce. Nasza platforma pozwala optymalizować proces dostarczania posiłków w taki sposób, aby jak najbardziej odciążyć dział HR i dać pracownikom możliwość samodzielnego zamawiania jedzenia. Zarówno poprzez stronę internetową, aplikację mobilną, jak i kiosk elektroniczny (SmartBox) umieszczany na terenie firmy. Współpracując z przedsiębiorstwami na terenie całego kraju, staramy się być jak najbardziej elastyczni w dostarczaniu posiłków od wybranych restauratorów.
Do kogo/jakich firm kierujecie swoje usługi?
Naszymi klientami są średnie i duże firmy, głównie z branży produkcyjnej. SmartLunch to świetne rozwiązanie w przypadku przedsiębiorstw działających w trybie zmianowym, zatrudniających wiele osób, czy oddalonych od centrów miast. Jest to także świetna alternatywa dla firm, które nie chcą lub nie są zadowolone z tradycyjnych form organizowania posiłków, jak np. kantyna lub catering. SmartLunch to także bardzo uniwersalny benefit - z takiego świadczenia korzysta najczęściej ponad 75% uprawnionych do systemu pracowników.
Czym SmartLunch się wyróżnia na rynku?
W przypadku każdego z naszych Partnerów dopasowujemy usługę do trybu pracy przedsiębiorstwa, preferencji pracowników i innych potrzeb firmy. Organizacja posiłków ze SmartLunch’em to ekspresowe i proste rozliczanie, a ponadto w każdym momencie dział kadr może sprawdzić statystyki korzystania z takiego świadczenia. Co natomiast wyróżnia nas jako benefit oraz system organizacji jedzenia? Dla nas kluczowa jest satysfakcja z zamawianych posiłków, dlatego nasi użytkownicy mają stały dostęp do aplikacji, w której mogą oceniać i komentować wszystkie dania, dzięki czemu wiemy, co najbardziej smakuje i co najchętniej zamawiają pracownicy. Kolejnym udogodnieniem jest możliwość zamawiania dań z dowolnego urządzenia, w dowolnym czasie, często nawet z tygodniowym wyprzedzeniem.
Jest Pan autorem systemu pochwał pracowniczych. System ten zgłoszono do konkursu TOP HR Manager in Action. Czy może Pan opowiedzieć o tym jak narodził się pomysł stworzenia systemu?
Idea pojawiła się na początku 2017 roku. Pracując z ludźmi od wielu lat, zaobserwowałem że chwalenie osób, z którymi współpracujemy wcale nie jest częstym zjawiskiem. Łatwiej przychodzi nam powiedzenie komuś co zrobił nie tak, niezgodnie z przyjętymi procedurami, niż stwierdzenie, że dobrze i terminowo wykonał swoją pracę i że przyniosła ona zysk firmie. Miejsce pochwały często zajmuje krytyka, która niczego dobrego nie wnosi do organizacji, zespołu czy do sfery psychicznej pracownika. A przecież chwalenie jest czymś miłym, motywującym do dalszego działania.
Jakie były i są założenia tego projektu? Co jest celem?
W organizacjach, w których byłem zatrudniony pracownicy pomagali sobie nawzajem, bezinteresownie pomagali również osobom spoza firmy, organizując różne akcje charytatywne. Obserwując takie zachowania, postanowiłem je wyeksponować, nadać im odpowiednią wartość - stąd pomysł na stworzenie systemu pochwał pracowniczych. Głównym celem narzędzia jest podkreślanie ważności doceniania współpracowników, gdyż wpływa ono na zwiększenie motywacji pracowników, ich zaangażowania i efektywności podczas wykonywania zadań. Trzeba też zaznaczyć, że często pochwała słowna szybko bywa zapomniana, a docenienie odnotowane w systemie pochwał zostaje w nim na zawsze i każdy może do pochwały wrócić w dowolnej chwili. Inne cele systemu pochwał to:
- zwiększenie lojalności i przywiązania pracowników do organizacji, a tym samym ograniczenie poziomu rotacji,
- wzrost motywacji do dalszego działania wśród pracowników, polegającego na wzajemnej pomocy na linii pracownik-pracownik, przełożony-pracownik, czy organizacja-beneficjenci,
- wykształcenie u pracowników, w tym u kadry kierowniczej, nawyku docenienia współpracowników za dobrze wykonane zadania.
Proszę nam opowiedzieć, jak funkcjonuje ten system?
Obsługa systemu jest bardzo prosta. Każdy pracownik, który stwierdzi, że inny pracownik zrobił coś wartego pochwalenia, musi wypełnić krótki formularz. Formularz ten ma formę prostej ankiety zbudowanej na zewnętrznej stronie internetowej. W formularzu należy wskazać kto kogo chwali i za co – treść pochwały musi zawierać konkretny opis (przy wdrożeniu narzędzia podałem kilka przykładów właściwych i niewłaściwych pochwał, tak by pracownicy wiedzieli jak je poprawnie formułować), a następnie przyznać liczbę gwiazd od 1 do 5. Każdy chwalący sam decyduje o wadze pochwały, a tym samym ile gwiazd przyzna koledze lub koleżance. Gwiazdy sumują się, a na stronie widoczny jest ranking wraz z opisem pochwał. Na koniec każdego roku, Ci którzy zdobędą największą liczbę gwiazd, otrzymują niespodzianki.
Czy system skierowany jest do wszystkich pracowników?
Skonstruowany przeze mnie system pochwał pracowniczych nie ma ograniczeń, jeśli chodzi o to kto chwali. Pochwały mogą być przyznawane zarówno przez kierowników, jak i członków działów, zespołów. Chwalić może również zarząd. To bardzo ważne, aby przykład szedł z góry. Taki był zamysł projektu – by chwalił każdy. Kogo zatem należy chwalić? Również każdego – bez znaczenia, czy pracownik stoi na linii produkcyjnej, jest brygadzistą, kierownikiem, czy członkiem zarządu. Działa to tak samo, jak w przypadku przyznających pochwały.
Jak zareagowali pracownicy na system pochwał?
Początki funkcjonowania systemu nie były proste. Części pracowników chwalenie nie sprawiło trudności, innym weszło w krew po jakimś czasie. Jednakże zawsze w zespole będą pracownicy, którym warto przypominać o pochwałach.
Jak wyglądała promocja nowego narzędzia?
Pierwsza faza projektu wiązała się z koniecznością wewnętrznej reklamy systemu pochwał. Jak zachęcałem do zaangażowania się w akcję? Słowem mówionym i pisanym.
Oczywiście każdy, kto miał pytania, mógł bezpośrednio ode mnie uzyskać na nie odpowiedź. Dodatkowo, na tablicach informacyjnych w pomieszczeniach socjalnych pojawiły się plakaty promujące nowe narzędzie.
Sam system został umieszczony na wewnętrznej stronie informacyjnej dla pracowników, gdzie znalazły się również wszystkie niezbędne informacje dotyczące życia firmy, przydatne linki, czy wzory dokumentów. W sekcji poświęconej systemowi znalazł się krótki opis projektu, formularz do zgłaszania pochwał oraz, aktualizowany na bieżąco, ranking chwalonych.
Na jakie nagrody mogą liczyć pracownicy?
Gdy opowiadam o niniejszym systemie, często pojawia się pytanie: „Jakie niespodzianki przewidział Pan dla pracowników, którzy zdobędą najwięcej pochwał?” Zawsze odpowiadam z uśmiechem, więc i teraz tak odpowiem: „Przecież to są niespodzianki, zatem w tej chwili nie mogę powiedzieć, bo niespodzianki już nie będzie”. Podkreślę jednak, że lubię widzieć radość pracownika i że na pewno wszyscy będą zadowoleni. I faktycznie, pracownicy, którzy otrzymali upominki na koniec roku 2018 byli z nich bardzo zadowoleni.
Czy widzi Pan efekty działania tego programu?
Sukces wprowadzonego systemu implikuje chęć, a nawet konieczność jego kontynuacji i rozwoju. Mówię o nim i piszę tak często, jak to możliwe, by podkreślać, że wzmacnianie pozytywne w postaci pochwały ma bardzo duże znaczenie dla wszystkich pracowników. Po roku funkcjonowania systemu zaobserwowałem, że pracownicy potrafią coraz częściej dostrzegać sytuacje zasługujące na pochwałę. To naprawdę cieszy. Co dało wprowadzenie systemu? Skutki są tylko pozytywne. Należą do nich:
- zwiększona motywacja do dalszego działania, polegającego na wzajemnej pomocy na linii pracownik-pracownik, przełożony-pracownik, czy organizacja-beneficjenci,
- częstsze docenianie współpracowników za dobrze wykonane zadania,
- bardziej pozytywna atmosfera w pracy,
- wzrost zaangażowania pracowników w wykonywane zadania,
- poprawa komunikacji wewnątrz zespołów i na poziomie globalnym,
- istotny wpływ na budowanie kultury organizacyjnej opartej na relacjach,
- w okresie funkcjonowania systemu stwierdzono niższy poziom rotacji pracowników (dodam, że z pewnością miały na to wpływ również inne czynniki, nie tylko sam system pochwał).
Czy pracownicy nie podchodzą do systemu pochwał zbyt personalnie?
W docenianiu pracowników z wykorzystaniem systemu pochwał z pewnością znajdzie się pewien drobny element podejścia personalnego. Nie jesteśmy w stanie go całkiem wyeliminować. Natomiast ważne jest, by pochwały nie były przyznawane tylko i wyłącznie z sympatii, automatycznie, czy też były pozbawione konkretnego opisu, uzasadnienia.
Czy pochwały są weryfikowane? W jaki sposób?
System pochwał jest moderowany tzn. że pochwały nie pojawiają się automatycznie na stronie. Najpierw są weryfikowane przeze mnie, a następnie wyświetlane w rankingu. Czy to oznacza, że pojawiają się „żartobliwe” wpisy? Nie. Moderacja jest po to, by wyeliminować chociażby brakującą interpunkcję. Gdyby jednak pojawił się jakiś niestosowny zapis, to z pewnością nie zostałby opublikowany na stronie. Taka sytuacja nigdy nie miała miejsca w realizowanym przeze mnie projekcie, co oznacza, że pracownicy podeszli do systemu pochwał w sposób rzetelny.
Czego mógł się Pan dowiedzieć od pracowników dzięki pochwałom?
Dzięki systemowi pochwał zobaczyłem, co dla pracowników jest ważne w codziennej pracy, w jakich obszarach wsparcie ze strony współpracowników stanowi dla nich coś niezwykle istotnego. Pochwały w systemie są naprawdę różne. Oto kilka przykładów:
- za wsparcie przy rozwiązaniu trudnej sytuacji z klientem, któremu samodzielnie nie byłem w stanie pomóc, a wskazane przez Ciebie rozwiązanie okazało się skuteczne,
- za organizację akcji charytatywnej i zbiórki pieniędzy na rzecz dzieci z chorobami nowotworowymi,
- za merytoryczne szkolenie z zakresu płac, dzięki któremu potrafię naliczać wynagrodzenia,
- za bezstresową rekrutację wewnętrzną na stanowisko starszego specjalisty ds. administracji,
- za dzisiejszą pomoc przy porządkowaniu dokumentacji, dzięki czemu zrealizowałam wszystkie zlecenia od klientów.
Według Pana, dlaczego warto chwalić pracowników?
Chwalenie pracowników powinno być nawykiem, wykształconym u każdego. Nie należy bać się chwalenia, ono z pewnością nie zaszkodzi naszej pozycji, a świadczyć może o dużej dojrzałości, a w przypadku kierownika, jest jednym z elementów mających wpływ na budowanie autorytetu w zespole. Motywacja pracownika chwalonego jest zdecydowanie wyższa niż pracownika, który nie słyszy pochwał.
Czy przewiduje Pan wprowadzenie innych nowych narzędzi motywacji w przyszłości?
System pochwał pracowniczych to tylko jeden z pozapłacowych czynników motywacyjnych bezpośrednio wpływających na poczucie satysfakcji z pracy. Z pewnością będę pracował nad kolejnymi narzędziami, które wpływać będą na motywację, zaangażowanie czy efektywność pracowników. Jakie to będą narzędzia, z chęcią opowiem w przyszłości. Teraz natomiast mogę powiedzieć, że rok 2020 w SmartLunch będzie dla mnie ciekawym wyzwaniem, bo organizacja prężnie się rozwija i przede mną czas intensywnej pracy, również w obszarze motywacji pracowników.
Dziękuję za rozmowę.
