Jak pracodawca powinien przygotować się do
budżetowania podwyżek wynagrodzeń?

Budżetowanie podwyżek – czym jest?

Planowanie budżetu podwyżek to jeden z najważniejszych, a zarazem najtrudniejszych elementów budżetowania wynagrodzeń. Proces ten wymaga podjęcia szeregu kluczowych decyzji. Pracodawcy przy współpracy z działem finansów, HR oraz dyrektorami funkcyjnymi powinni odpowiedzieć sobie na kilka istotnych pytań, m.in.:



Odpowiedzi na te pytania wymagają z kolei zdobycia informacji na temat: wyników firmy, kosztów pracy oraz przepływów pracowników. W ramach przepływów pracowników powinniśmy przeanalizować kwestie związane z retencją (kto zostaje w firmie?), rotacją (kto odchodzi z firmy?) oraz rekrutacją (kto dołącza do firmy?). W związku z odchodzeniem doświadczonych pracowników i zatrudnieniem nowych pojawia się nadwyżka w budżecie wynagrodzeń (tzw. efekt rotacji). Pracownicy, którzy odchodzą z firmy, są na ogół zastępowani osobami z mniejszym stażem, a co za tym idzie niższym wynagrodzeniem. Z drugiej strony często mamy do czynienia z tzw. kompresją wynagrodzeń (ang. pay compression) czyli sytuacją, kiedy nowi pracownicy zarabiają więcej niż pracownicy z dłuższym stażem pracy w firmie.

Sposoby budżetowania wynagrodzeń

Pracodawcy mają do wyboru dwa podejścia do tworzenia budżetów wynagrodzeń: budżetowanie „z góry do dołu” (ang. top-down budgeting) oraz budżetowanie „z dołu do góry” (ang. bottom-up budgeting). W pierwszym przypadku odgórnie ustala się budżet podwyżkowy dla całej firmy oraz wysokość średnich podwyżek (np. 8%), a następnie dokonuje się rozdzielenia zabudżetowanych kwot na poszczególne działy. W kolejnym kroku menedżerowie tych jednostek w ramach otrzymanego budżetu decydują o podwyżkach każdego pracownika.

Z kolei w budżetowaniu z dołu do góry, to menadżerowie proponują wysokość podwyżek w swoich działach i wskazują pracowników, którzy na nie zasłużyli. W tym podejściu bardzo istotne jest to, aby każdy z menedżerów wiedział, jak przebiega proces budżetowania oraz umiał podejmować decyzje zarówno w perspektywie krótko- jak i długoterminowej.

Od czego zacząć proces budżetowania podwyżek?

Niezależnie od tego, które podejście pracodawcy zastosują, budżetowanie podwyżek powinno być poprzedzone wnikliwą analizą zarówno otoczenia rynkowego, jak i sytuacji wewnątrz organizacji. W pierwszym przypadku warto prześledzić prognozy wynagrodzeń i podstawowych wskaźników ekonomicznych na najbliższy rok, a także zdobyć informacje na temat rynkowych stawek płac i zastanowić się, czy nie będzie konieczne dostosowanie wynagrodzeń do płacy minimalnej. Z kolei analiza wewnętrzna powinna przede wszystkim obejmować przegląd obecnego poziomu wynagrodzeń oraz historii podwyżek w firmie, a także wskaźnika rotacji i przyczyn rotacji. Nie można również zapominać o informacji zwrotnej od rekruterów czy kadry zarządzającej.

=> Prognozowane zmiany wynagrodzeń na rynku i kluczowe wskaźniki ekonomiczne

Pierwszym krokiem przed rozpoczęciem planowania budżetu wynagrodzeń powinna być analiza prognoz dynamiki wynagrodzeń oraz istotnych wskaźników ekonomicznych. W tym celu można wykorzystać dane opracowane przez NBP, Eurostat lub inne instytucje. Poniżej zaprezentowano projekcje zmiany wynagrodzeń, inflacji, PKB oraz stopy bezrobocia na 2025 rok. Warto jednak pamiętać, że w obecnych niepewnych warunkach dane te należy traktować z dużą dozą ostrożności.

Jak podają eksperci z Economic Research Institute (ERI), poziom planowanych podwyżek jest zazwyczaj o 1 p.p. (niekiedy o 2-3 p.p.) wyższy niż prognozowany wskaźnik inflacji.

=> Konieczność dostosowania wynagrodzeń do płacy minimalnej

Pracodawcy przy budżetowaniu podwyżek muszą wziąć również pod uwagę poziom płacy minimalnej. Obecnie dla pracodawców będzie to spore wyzwanie, gdyż w 2025 roku minimalne wynagrodzenie w Polsce wynosi 4 666 PLN brutto i wzrosło o 10% w porównaniu z początkiem 2024 roku.

=> Obecny poziom wynagrodzeń w firmie i utrzymanie konkurencyjności wynagrodzeń względem rynku

Planowanie budżetu podwyżek może pomóc w poprawie konkurencyjności firmy w kontekście wynagradzania. Warto zadbać zarówno o spójność wewnętrzną wynagrodzeń, jak i o to, aby płace były konkurencyjne rynkowo (tj. powyżej mediany rynkowej). W pierwszym przypadku należy dokonać oceny wynagrodzeń wewnątrz organizacji i wskazać ewentualne dysproporcje w wynagrodzeniach poszczególnych pracowników. W tym celu warto obliczyć wskaźnik comparatio tj. relację wynagrodzenia pracownika do mediany płac na stanowisku w firmie. Jeśli wystąpią zbyt duże rozbieżności, można starać się je zniwelować za pomocą podwyżek.

Z kolei w przypadku oceny konkurencyjności konieczne jest skorzystanie z zewnętrznego źródła danych, najlepiej z raportów płacowych firm doradczych (np. Kompleksowego Raportu Sedlak & Sedlak). Aby w szybki sposób sprawdzić, jak wynagrodzenie w naszej firmie wygląda na tle rynku warto obliczyć wskaźnik marketratio tj. relację wynagrodzenia pracownika lub mediany wynagrodzeń na stanowisku w firmie do mediany płac na adekwatnym stanowisku.

Dodatkowo bardzo ważną informacją są zrealizowane i planowane podwyżki na rynku. Poniżej prezentujemy dane z Kompleksowego Raportu płacowego – jesień/zima 2024.

=> Historia podwyżek wynagrodzeń w firmie

Bardzo pomocne przy tworzeniu budżetów może okazać się prześledzenie historii podwyżek w firmie oraz porównanie jej do tego co działo się na „rynku wynagrodzeń”. To pozwoli na sprawdzenie czy oferowane wynagrodzenia nadążają za rynkiem, czy może pozostają w tyle. Dobrym punktem odniesienia wydaje się trzyletnia historia podwyżek.

=> Wskaźnik rotacji i przyczyny rotacji w firmie

W trakcie tworzenia budżetu podwyżek pomocne może okazać się przeanalizowanie wskaźnika rotacji w firmie oraz jego umiejscowienie względem rynku. Poznanie przyczyn rotacji pozwoli stwierdzić czy podwyżki wynagrodzeń rzeczywiście mogą przyczynić się do zatrzymania kluczowych pracowników.

=> Możliwości finansowe firmy

Wynagrodzenia stanowią duży odsetek ogólnych kosztów prowadzenia biznesu, dlatego powinno się nimi ostrożnie zarządzać. Z perspektywy pracodawcy możemy mieć do czynienia z dwoma skrajnymi sytuacjami: ustabilizowaną lub słabą kondycją finansową. W pierwszym przypadku firmy wykorzystują podwyżki wynagrodzeń do utrzymania i polepszenia swojej konkurencyjności na rynku pracy. W drugim przypadku głównym celem pracodawcy jest ograniczenie kosztów pracy. Obecnie pracodawcy znajdują się w dość trudnym położeniu. Mimo rosnącej inflacji i pogarszających się nastrojów wśród przedsiębiorców, stopa bezrobocia utrzymuje się na niskim poziomie, przez co pracodawcy w obawie przed utratą pracowników nie mogą sobie pozwolić sobie na ograniczanie kosztów wynagrodzeń (w tym oczywiście podwyżek).

Na koniec warto zastanowić się, czy proponowany budżet jest możliwy do realizacji. W jaki sposób zostanie przyjęty przez kadrę zarządzającą i pracowników? Czy zaplanowany budżet jest sprawiedliwy oraz konkurencyjny? Wreszcie czy podwyżki będą sprawiedliwie i odpowiednio rozdystrybuowane w całej organizacji.