Benefity – oczekiwania pracowników vs oferta pracodawców, czyli jak nie ponosić zbędnych kosztów

Wraz ze wzrostem roli benefitów, zwiększają się koszty ponoszone na ich finansowanie ale jednocześnie rosną obawy pracodawców związane z właściwym ich zarządzaniem. Gdzie mogą pojawić się problemy i jak temu można zaradzić?

Środki przeznaczone na finansowanie benefitów rosną z roku na rok. 99% z 723 firm, które wzięły udział w Raporcie płacowym Sedlak & Sedlak 2019 zadeklarowało,
że oferuje pracownikom przynajmniej jedno spośród 17 wskazanych w badaniu świadczeń dodatkowych.
Z drugiej strony, wg ankiety przeprowadzonej w 2019 roku przez Sedlak & Sedlak „Świadczenia dodatkowe w oczach pracowników”, 82% badanych pracowników potwierdziło, że w ich miejscu pracy przysługują świadczenia pozapłacowe. Rozbieżność może wynikać stąd, że zgodnie z modelem łącznej korzyści z pracy, wynagrodzeniem jest tylko „to, co pracownik postrzega jako wartość” (Sedlak, 2015). Oznacza to, że pomimo szerokiej palety świadczeń oferowanych pracownikom, nie będą one atrakcyjne dla zatrudnionych, a co za tym idzie nie będą dla nich wartościowe i nie będą uznawane jako benefit.
Z Raportu Sedlak & Sedlak „Świadczenia dodatkowe w oczach pracowników” wynika, że 21 % badanych otrzymuje benefity, których nie potrzebuje. W takiej sytuacji pracodawca ponosi koszty, ale nie uzyskuje oczekiwanych rezultatów w postaci zadowolenia pracowników. Dodatkowo traci możliwość wpłynięcia na wzrost zaangażowania pracowników, zatrzymanie najlepszych czy na zwiększenie swojej konkurencyjności na rynku pracy.
Główne przyczyny ponoszenia nieuzasadnionych kosztów, to przede wszystkim nie dopasowanie oferty do oczekiwań pracowników czy finansowanie świadczeń, które nie są postrzegane jako interesujące. Równie ważna jest brak wiedzy zatrudnionych
o zakresie dostępnych świadczeń i zasad ich przyznawania.


Jakie są przyczyny i jakie działania powinien podjąć pracodawca aby ustrzec się takich sytuacji przedstawia rysunek 2. 


Podstawową przyczyną zbędnych kosztów, jakie pracodawcy ponoszą na benefity, jest brak komunikacji. Pracodawcy nie pytają pracowników o ich preferencje lub zaniedbują regularnego informowania o dostępności poszczególnych świadczeń, czy zasad ich przyznawania. Tym samym ponoszą ryzyko niedopasowania oferty benefitów do realnych oczekiwań pracowników. Obydwie sytuacje są niekorzystne: w pierwszej pracodawca przepłaca z powodu nietrafienia w gusta i potrzeby pracowników, w drugiej z powodu braku wiedzy osób objętych świadczeniami z czego mogą skorzystać.
Aby nie ponosić zbędnych wydatków na benefity ale też odpowiednio korygować rodzaj
i zakresy finansowanych świadczeń, warto śledzić trendy rynkowe i działania konkurencji. Rynek benefitów jest jednym z najbardziej dynamicznych. Co roku pojawiają się nowe rozwiązania mające wpłynąć na poprawę życia pracowników i ich satysfakcję z miejsca pracy. Jednym z częstszych błędów pojawiających się w organizacjach jest poprzestanie na weryfikacji jakie możliwości oferują dostawcy świadczeń pozapłacowych, w momencie wdrożenia usługi. Następnie pracodawcy zapominają o benefitach na długie lata, nie zauważając dezaktualizacji niegdyś atrakcyjnej oferty.

Benefity najczęściej oferowane przez pracodawców vs najwyżej oceniane przez pracowników
Jednym z najczęściej oferowanych przez firmy benefitów jest dodatkowa opieka medyczna. Wg Raportu Sedlak & Sedlak: Świadczenia dodatkowe oferowane przez firmy w 2019 roku, świadczenie to oferuje ponad 90% badanych firm. Jednocześnie, dodatkowa opieka medyczna wskazywana jest przez pracowników jako to świadczenie z którego najczęściej korzystają i jest dla nich najbardziej atrakcyjne.
Innym chętnie oferowanym przez pracodawców benefitem jest dostęp do świadczeń sportowo – rekreacyjnych w postaci karnetów sportowych czy finansowanie startów w zawodach. Zauważalna jest zależność, im większa miejscowość tym wyższy wskaźnik chęci korzystania z tego benefitu, co wiąże się z większą dostępnością do obiektów sportowych
i możliwości korzystania z zajęć w przerwach w pracy. Zarówno zajęcia sportowe jak i szkolenia językowe, które plasują się wysoko w rankingu najczęściej oferowanych przez pracodawców świadczeń, są wskazywane jako te z których korzystają pracownicy i oceniane są przez nich jako atrakcyjne.
Czy mając takie dane, pracodawca może popełnić błąd, który narazi go na zbędne wydatki oraz niezadowolenie pracowników?
Wydawać by się mogło że nie. Jednak bez weryfikacji jaki zakres pakietów medycznych będzie najbardziej odpowiedni pod kątem wieku, płci, sytuacji rodzinnej naszych pracowników – może dojść do sytuacji, w której organizacja oferując nietrafiony zakres pakietu medycznego będzie ponosiła niepotrzebne koszty i spotka się ze złą oceną oferty przez zatrudnionych. Zamawiając karnety sportowe dla wszystkich pracowników bez względu na ich chęci
i możliwości skorzystania z oferty – firma ponosi wydatki, które nie przynoszą korzyści ani jej ani pracownikom. Dlatego dane z dostępnych raportów należy traktować jako podpowiedź, jakie są trendy na rynku pracy. Każda organizacja jest inna, zatrudnia osoby o różnych potrzebach, sytuacji życiowej i materialnej. Sęk w tym by te potrzeby dobrze zdiagnozować
i próbować je zaspokajać w miarę dostępnych środków i możliwości organizacyjnych firmy.
W organizacjach, gdzie brak osób dedykowanych do koordynowania procesów związanych
z wynagrodzeniami i benefitami, warto skorzystać z pomocy firm zewnętrznych, zajmujących się projektowaniem skrojonych systemów świadczeń dodatkowych. Mając dobrze zaplanowany program, wystarczy monitorować poziom zadowolenia pracowników (np. cyklicznie przeprowadzać ankietę wśród pracowników), obserwować pojawiające się nowości na rynku benefitów i próbować dostosowywać rodzaj oraz zakres świadczeń tak, aby świadczenia spełniały oczekiwania pracowników, a z drugiej strony – nie były zbyt obciążające finansowo dla firmy.

Reasumując, decyzja o implementacji polityki świadczeń dodatkowych wpływa na kondycję finansową każdej firmy. Aby podjęte działania były efektywne, wymagają ciągłego dostosowywania do zmian na rynku pracy, ale również nadążania za zmieniającymi się potrzebami pracowników. Wdrożony system będzie spełniał swoją rolę
a jednocześnie nie będzie generował zbędnych kosztów tylko wtedy, gdy będzie atrakcyjny dla pracowników . 
Nie należy zapominać, że nawet najlepiej opracowany i wdrożony program musi być odpowiednio zakomunikowany nie tylko za pierwszym razem. Regularne przypominanie do jakich świadczeń mają dostęp pracownicy i jaka jest wartość świadczeń, z których pracownik skorzystał wpływa na pozytywne postrzeganie działań pracodawcy. Przede wszystkim jednak, uświadamia pracownikom zarówno możliwości jakie oferuje im firma, ale też pokazuje korzyści jakie do tej pory otrzymał.