Automatyzacja i wykorzystanie sztucznej inteligencji do tego, żeby ułatwić i przyspieszyć pracę ludzi są zagadnieniami obecnymi praktycznie we wszystkich obszarach, w których człowiek prowadzi jakieś działania. To jest zrozumiałe. Pojawiają się kolejne rozwiązania, kolejne urządzenia, koleje aplikacje. Jednym z obszarów wykorzystujących takie możliwości jest przetwarzanie danych. Tu pojawia się punkt styczności z działami personalnymi, w których danych nie brakuje. Zwłaszcza w dużych organizacjach.
A co z małymi organizacjami? Systemy i automatyzacja sprawdzają się najlepiej w większej skali. Podobnie jest zresztą w innych dziedzinach. Jakiego narzędzia użyć w małej organizacji, by mieć kilka podstawowych danych statystyczno-osobowych, które będą w prosty sposób pokazywać informacje o pracownikach? Można użyć Excela i Power Query. Excel to nie jest relikt przeszłości i symbol dawnych cyfrowych czasów. To niezmiennie dobre i użyteczne narzędzie.
Pierwszy krok to pytanie, jakie dane powinienem gromadzić co miesiąc w małej organizacji, żeby mieć podstawowe informacje, dające ogólną informację, ale pozwalające podejmować ewentualne decyzje w reakcji na zmiany.
Dane osobowe:
- imię i nazwisko,
- numer w systemie kadrowo płacowym,
- przynależność w strukturze,
- stanowisko,
- płeć,
- data rozpoczęcia pracy,
- data końca umowy o pracę,
- datę rozwiązania umowy,
- stronę inicjującą rozwiązanie umowy,
- wynagrodzenie zasadnicze,
- procent wynagrodzenia zmiennego,
- wymiar etatu.
Koszty osobowe. Dane z systemu kadrowo-płacowego warto pogrupować na wynagrodzenie stałe, zmienne, nadgodziny i pozostałe. To wystarczy, żeby zobaczyć ewentualne anomalie, jeśli się pojawią.
Nieobecności. Również te dane warto pogrupować na:
- nieobecności chorobowe płatne przez pracodawcę - wynagrodzenie chorobowe,
- nieobecności chorobowe płatne przez ZUS - zwolnienie lekarskie,
- urlop macierzyński,
- świadczenie rehabilitacyjne,
- pozostałe nieobecności,
- dni nominalne – do przepracowania w miesiącu.
Urlopy wypoczynkowe. Liczba dni urlopu wypoczynkowego do wykorzystania na ostatni dzień miesiąca oraz ilość wykorzystanego w danym miesiącu. To posłuży do wyliczenia szacunkowej rezerwy na koniec roku i pokaże czy urlop wypoczynkowy jest wykorzystywany na bieżąco.
Pliki Excela w poszczególnych kategoriach, które zaczytane będą przez Query powinny być zbudowane tak, że jedyne co trzeba zrobić, to wkleić dane z pliku kadrowo-płacowego. Gotowe formuły, stworzone słowniki, porządkują, szeregują surowe dane w taki sposób, żeby były wartościowym zbiorem danych dla dalszych kroków. Na przykład koszty “pozostałe” z plików “koszty osobowe” są stworzoną dodatkową kolumną będącą sumą składników, które są zdefiniowane jako “pozostałe”. Albo wiek i staż pracowników będą w dodatkowej kolumnie podzielone na zakresy: 31-40 lat, 41-50 lat, a staż < 1/2 roku, staż 1-3 lat, i tym podobne.
Jaki jest kolejny krok? Na dysku lokalnym lub sieciowym potrzebne będą 4 foldery dla czterech wymienionych powyżej kategorii danych. Nazwy plików najlepiej, jeśli będą zawierać jedno słowo “D_osobowe”, “Koszty”, “Nieobecności”, “Urlopy” w połączeniu z miesiącem i rokiem, którego dotyczą dane (Koszty_mm.rrrr). To pozwoli łatwiej zaczytywać dane z plików przez Power Query w Excelu.
Tworząc zapytanie warto stworzyć unikalny numer dla pracownika w danym miesiącu. Prostym rozwiązaniem jest numer pracownika z systemu kadrowo-płacowego połączony z rokiem i miesiącem. Na przykład “123456rrrrmm”. To pozwala łączyć dane pracownika pomiędzy poszczególnymi bazami z danego miesiąca. Generalnie wynikiem zapytania Query powinna być tabela typu jeden pracownik - jeden wiersz, która zawierać będzie dane o ze wszystkich kategorii, czyli danych osobowych, kosztach, urlopach i nieobecnościach.
Na takiej bazie łatwo utworzyć tabele przestawne lub dodawać kolumny obliczeniowe w dowolny sposób. Na przykład w koszty w podziale zgodnym ze strukturą organizacyjną, nieobecności i urlopy ze względu na staż lub wiek pracowników itd.
Czy to już wszystko? Co do zasady: jedna liczba jest jedynie wielkością orientacyjną.
Na przykład waga człowieka. 70 kg. Dużo czy mało? Nie wiadomo. Ale jeżeli dodatkową informacją będzie płeć, wzrost czy wiek to już można łatwiej opisać i zinterpretować wartość.
Dlatego zebrane dane z utworzonej bazy danych warto zestawić z innymi danymi, na przykład:
- wynagrodzenie zasadnicze z medianą na stanowisku lub na poziomie zaszeregowania,
- czas pracy grupy pracowników z czymś co organizacja wytwarza, czyli obrotem, zyskiem, ilością sztuk, żeby sprawdzić czy na przykład dodatkowe godziny przełożyły się na dodatkową “produkcję”,
- wynagrodzenie z poziomem “oceny pracownika”,
- koszty osobowe wykonane z zakładanym budżetem - jeśli taki istnieje.
Celem zbierania danych jest możliwość podejmowania decyzji na ich podstawie. Gromadzenie danych nie jest celem. Celem nie jest również niekończąca się analiza nadmiaru danych.
Excel i wbudowane zapytania Power Query są bardzo dobrym narzędziem dla małych organizacji, które nie potrzebują rozległych dashboardów, licznych wykresów i tabel, tylko prostych potrzebnych informacji, dających szybkie rozeznanie, co dzieje się w organizacji.
