Kafeteryjne systemy wynagrodzeń
odpowiedzią na niespełnione oczekiwania pracowników

Czym jest system kafeteryjny?

System kafeteryjny to rodzaj systemu motywacyjnego, w którym pracownicy sami decydują o tym, jakie benefity otrzymają. Dzięki temu zostają włączeni w proces tworzenia własnego pakietu wynagrodzeń. Kafeterie mogą przyjmować różne formy. Najprostszym przykładem jest możliwość wyboru pomiędzy konkretnym benefitem (np. samochodem służbowym) a dodatkowymi pieniędzmi. Bardziej złożone plany kafeteryjne umożliwiają wybór pomiędzy różnymi benefitami lub w ramach jednego świadczenia np. między indywidualnym a rodzinnym ubezpieczeniem zdrowotnym (P. Hutchinson, 2004).

W systemach kafeteryjnych wynagrodzenie składa się z dwóch elementów. Pierwszy obejmuje wynagrodzenie podstawowe. Drugi zawiera określoną kwotę pieniędzy, w ramach której firma oferuje pracownikom listę świadczeń, jakie może mu sfinansować. Pracownik sam musi dokonać wyboru benefitów z listy (podobnie jak z menu w restauracji) zgodnie ze swoimi upodobaniami i potrzebami. Systemy kafeteryjne mogą obejmować wszystkich pracowników lub tylko niektóre ich grupy np. kadrę kierowniczą.

Do listy benefitów można włączyć różne rodzaje świadczeń. Według badania „Świadczenia dodatkowe w oczach pracowników w 2019 roku” najpopularniejsze okazały się: dodatkowy pakiet opieki medycznej, karnety na siłownię lub do klubów fitness oraz ubezpieczenie na życie. Zestawienie benefitów można prezentować pracownikom w formie papierowej, excelowej lub przy wykorzystaniu platformy internetowej.

Dlaczego warto zdecydować się na kafeteryjne systemy wynagrodzeń?

Systemy kafeteryjne wychodzą naprzeciw zarówno potrzebom pracowników, jak i pracodawców. Z punktu widzenia zatrudnionych zwiększają elastyczność pakietu wynagrodzeń i dają możliwość indywidulanego wyboru benefitów. Jest to niezwykle istotne, bo jak wynika z badań przeprowadzonych w 2018 roku przez firmę Mercer, blisko 60% europejskich pracowników twierdzi, że byłoby skłonnych do rezygnacji z niektórych benefitów na rzecz innych, bardziej dopasowanych do ich potrzeb. Co więcej, większość pracowników, szczególnie tych najmłodszych (w wieku do 35 lat), ceni sobie bardziej elastyczne oferty benefitów. Kafeteria dostosowuje pakiet wynagrodzeń do stylu życia i jego zmian. Daje poczucie kontroli i zaangażowania. Ponadto pomaga w zachowaniu równowagi między życiem prywatnym i zawodowym, co w obecnych czasach dla wielu osób jest bardzo ważne.

Pracodawcy decydują się na wprowadzenie kafeteryjnego systemu wynagrodzeń z wielu różnych powodów. Najważniejszym z nich jest pozyskanie i zatrzymanie najlepszych pracowników. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez AON, blisko 25% pracodawców twierdzi, że elastyczne systemy wynagrodzeń pomagają w procesie rekrutacji i retencji (AON, 2018). Z kolei inne badania (MetLife, 2019) dowiodły, że jeden na trzech pracowników uważa, że oferowane benefity nie spełniają jego oczekiwań. To powinien być wystarczający argument, aby zastanowić się nad wprowadzeniem kafeterii w firmie.

Co więcej, dobrze skonstruowana kafeteria wpływa na budowanie pozytywnego wizerunku firmy jako pracodawcy (ang. employer branding). W rezultacie organizacja staje się bardziej atrakcyjna, co przyciąga więcej wartościowych kandydatów.

System kafeteryjny może być również narzędziem motywacyjnym. Warto jednak zadać sobie pytanie czy będzie on sprzyjał osiąganiu lepszych rezultatów, jeśli będzie skierowany do wszystkich pracowników, niezależnie od uzyskiwanych wyników. Można rozważyć wprowadzenie go dla wybranej grupy najlepszych pracowników. Aczkolwiek w obecnej sytuacji na rynku pracy niewielu pracodawców byłoby gotowych na taki krok. Firmy przyzwyczaiły już pracowników, że benefity są przyznawane niejako „automatycznie”, niezależnie od ich wkładu pracy. Skierowanie oferty świadczeń wyłącznie do najbardziej efektywnych pracowników mogłoby spowodować mniejsze zainteresowanie kandydatów podjęciem pracy w firmie, a także zwiększyć rotację.

Kafeteria umożliwia kontrolę i redukcję kosztów wynagradzania. Wtedy pracodawca przeznacza środki tylko na te benefity, które są faktycznie wybierane przez pracowników. W rezultacie firma nie marnuje pieniędzy na niepotrzebne świadczenia. Co więcej, elastyczność systemu pozwala na obniżenie kosztów wprowadzania nowego składnika. Kafeteria daje również możliwość zaplanowania wydatków z wyprzedzeniem.

Z jakimi zagrożeniami może się wiązać kafeteryjny system wynagrodzeń?

Możliwość samodzielnego wyboru świadczeń przez pracowników rodzi niestety ryzyko pomyłek. Zatrudnieni mają często problem z podjęciem racjonalnych i uzasadnionych decyzji przez co mogą wybrać takie benefity, które faktycznie nie są im potrzebne. Aby tego uniknąć, warto co jakiś czas przeprowadzać badania satysfakcji wśród pracowników. Jedynie w taki sposób pracodawca może na bieżąco śledzić zmieniające się potrzeby oraz preferencje pracowników i szybko na nie reagować.

Z punktu widzenia pracodawcy wdrażanie kafeterii jest prosem długotrwałym i czasochłonnym. Może rodzić pewne problemy natury organizacyjno-technicznej i generować dodatkowe koszty związane z administrowaniem tym systemem (J. Marciniak, 2013). W celu minimalizowania tych ograniczeń można skorzystać z pomocy firmy dostarczającej systemy kafeteryjnej.

System kafeteryjny nie sprawdzi się we wszystkich organizacjach. Niekiedy lepiej zainwestować w poprawę warunków pracy niż kierować się „modą na benefity”.

Co więcej, pracownicy mogą mieć problem ze zrozumieniem systemu. Dlatego też pracodawca powinien zadbać o właściwą komunikację, co może być dużym wyzwaniem.

Proces wdrażania kafeteryjnego systemu wynagrodzeń

Nie istnieje jeden idealny sposób wdrażania kafeteryjnego systemu benefitów, który byłby dopasowany do potrzeb każdej firmy. Forma wprowadzenia kafeterii powinna być uzależniona od typu organizacji i jej potrzeb. Każdy proces powinien jednak składać się z kilku zasadniczych etapów (CMI, 2015). Pierwszym z nich jest zdefiniowanie strategii (1). Przed wdrożeniem systemu kafeteryjnego pracodawca powinien zadać sobie pytanie czy jego organizacja rzeczywiście potrzebuje takiego rozwiązania i czy jest na to gotowa. Warto rozważyć następujące kwestie:

1. Czy inne firmy w branży stosują system kafeteryjny?


2. Czy system kafeteryjny będzie dopasowany do istniejącego systemu wynagradzania w firmie?


3. Jaka jest wartość motywacyjna obecnie stosowanego systemu wynagradzania w firmie?


4. Co chcemy uzyskać wdrażając system kafeteryjny?


5. Czy pracownicy zostali zapytani o to, co myślą na temat obecnie obowiązującego systemu wynagradzania?


6. Czy były realizowane badania satysfakcji pracowników w celu poznania ich preferencji i potrzeb?

Jeśli system kafeteryjny okaże się odpowiedni, pracodawca powinien upewnić się, czy ma wystarczające zasoby i czas do zaplanowania, wdrożenia i zakomunikowania systemu pracownikom.

Drugi etap powinien polegać na podjęciu decyzji odnośnie formy dostarczenia systemu kafeteryjnego (2). Mogą być w tym pomocne odpowiedzi na poniższe pytania:

1. Czy w konstruowanie systemu kafeteryjnego zostaną zaangażowani pracownicy firmy czy zewnętrzni konsultanci?


2. W jaki sposób system będzie administrowany?


3. W jakiej formie będą przekazywane informacje o systemie pracownikom?


4. Jak będzie przebiegała ewaluacja wdrożonego systemu?

Kolejnym krokiem jest wdrożenie systemu kafeteryjnego i administrowanie nim (3). To jak dużo czasu i pieniędzy pracodawca będzie musiał przeznaczyć na ten etap zależy od tego czy system będzie wdrażany przy udziale pracowników firmy czy zewnętrznych konsultantów.

Następnie osoby odpowiedzialne za stworzenie systemu kafeteryjnego powinny skonstruować listę benefitów (4). W takim płacowym menu mogą oczywiście znaleźć się te benefity, które znajdowały się w dotychczasowej ofercie. Jeśli jednak już zdecydowaliśmy się na kafeterię warto wprowadzić nowe elementy. Pracodawca powinien dążyć do tego, żeby oferta benefitów była w jak największym stopniu atrakcyjna. Ważne, aby stanowiła wartość dla pracowników znajdujących się na różnych etapach kariery zawodowej i była dostosowana do ich sytuacji życiowej. Warto przy tym pamiętać, że lista benefitów nie powinna zawierać zbyt wielu elementów, aby była czytelna dla odbiorców.

W dalszej kolejności pracodawca powinien zastanowić się nad sposobem działania systemu kafeteryjnego (5). W zależności od stopnia złożoności systemu i liczby zawartych w nim elementów, lista benefitów może być zaprezentowana za pośrednictwem intranetu, specjalnie przeznaczonej do tego platformy internetowej (np. MyBenefit) lub w formie papierowej.

Kluczem do sukcesu systemu kafeteryjnego jest jego właściwe zakomunikowanie pracownikom (6). Warto przedstawić wyczerpujące, ale równocześnie zrozumiałe informacje o wdrażanym systemie: sposobie jego funkcjonowania, zaletach, a także planowanym terminie i sposobie wprowadzenia.

Wdrożony system kafeteryjny wymaga ciągłego monitorowania i rozwijania (7). Szczególnie istotne jest regularne weryfikowanie listy benefitów (np. raz do roku) pod kątem ich użyteczności. Warto w tym celu skorzystać ze wskaźnika wykorzystania świadczeń dodatkowych (ang. take-up rate), który pozwoli uzyskać informacje o tym, które benefity są użyteczne i wartościowe z punktu widzenia pracowników. Nie bez znaczenia jest również śledzenie kosztów funkcjonowania systemu kafeteryjnego, aby był on efektywny z perspektywy organizacji.

Co powinien zawierać system kafeteryjny, aby spełnić oczekiwania pracowników?

Przed skonstruowaniem listy świadczeń warto dowiedzieć się jakie benefity są preferowane przez polskich pracowników. Jak wynika z raportu „Świadczenia dodatkowe w oczach pracowników w 2019 roku” najbardziej pożądanymi benefitami okazały się: dodatkowy pakiet opieki medycznej oraz opieka stomatologiczna. Wśród preferowanych benefitów pojawiły się również szkolenia językowe, karnety na siłownię lub klubów fitness, szkolenia i kursy zawodowe oraz ubezpieczenie na życie. Preferencje odnośnie benefitów różniły się w poszczególnych grupach wiekowych. Dla osób młodych szczególnie istotne są kwestie związane z dokształcaniem, sportem i czasem wolnym. Z kolei pracownikom z najstarszej grupy wiekowej bardziej zależy na benefitach z zakresu zdrowia, emerytur i uczestnictwa w wydarzeniach kulturalnych.



Podobnych wniosków dostarczają badania przeprowadzone przez firmę Thomsons Online Benefits, w których przyjrzano się potrzebom poszczególnych pokoleń na rynku pracy. Według nich osoby najmłodsze cenią sobie głównie work-life balance oraz dobrą kondycję i zdrowie. Najstarsze pokolenia zwracają natomiast szczególną uwagę na kwestie związane z ich przyszłymi emeryturami. Warto jednak pamiętać, że każdy pracownik ma swoje potrzeby zależne od stylu życia i swoich indywidualnych preferencji.