Kolejnym niezbędnym do przeanalizowania punktem, jest konieczność zdefiniowania owych wspomnianych wyżej „warunków wynagradzania”. Samo słowo „warunek” zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego PWN oznacza „czynnik, od którego uzależnione jest istnienie lub zajście czegoś”. Regulamin wynagradzania powinien więc zawierać czynniki, od których uzależnione jest wypłacenie pracownikowi określonego wynagrodzenia. Stąd wynika prosta konkluzja, że w regulaminie wynagradzania muszą się znaleźć po pierwsze wysokość wynagrodzenia, a po drugie zasady przyznania pracownikowi właściwej stawki jego wynagrodzenia za wykonanie określonej pracy, pracując na konkretnym stanowisku.
Jeżeli w regulaminie wynagradzania zabraknie w ogóle informacji o wysokości wynagrodzenia, oczywiste jest, że zabraknie podstawowego warunku, od którego zależy wysokość wynagrodzenia pracownika. Nie jest bowiem możliwe obliczenie jego wysokości, jeżeli kwoty nie ma w ogóle. Regulamin taki jest regulaminem wynagradzania wyłącznie pozornie.
Problem pojawia się w sytuacji, gdy w tabeli zaszeregowania zastosowano „widełki płacowe”. Wraz z tym problemem należy postawić pytanie o to, w którym miejscu przebiega granica pomiędzy pozornym regulaminem, w którym nie ustalono warunków wynagradzania, a regulaminem w którym zasady istnieją, ale są rozmyte.
Najbardziej skrajnym przykładem niepoprawnych „widełek” jest ustalenie jedynie górnej granicy wynagrodzenia. W takiej sytuacji każdy pracownik, niezależnie od stopnia zaszeregowania, mógłby mieć trudności z dochodzeniem wynagrodzenia wyższego niż minimalne wynagrodzenie ustawowe, co jednak nie byłoby jednak niemożliwe z uwagi na inne okoliczności. Miałby również problem z ustaleniem, jaki minimalny standard wynagrodzenia jest mu należny na zajmowanym stanowisku. W takiej sytuacji regulamin wynagradzania nie dawałby pracownikowi dodatkowych argumentów.
Balansuje natomiast na granicy regulamin zgodnie z którym ustalone są minimalne wysokości wynagrodzenia na danym stopniu zaszeregowania. Z jednej bowiem strony każdy pracownik może otrzymać takie samo wynagrodzenie, jednakże w takim przypadku można jednak dochodzić przynajmniej minimalnego wynagrodzenia dla danego stanowiska. Myśląc o awansie zatrudniona osoba może także spodziewać się jakie przynajmniej minimalne wynagrodzenie otrzyma po awansowaniu o stopień wyżej. Jednak już tylko ten przykład pokazuje silne rozmycie i świadczy o tym, że taki zapis potencjalnie nie spełnia swojej podstawowej funkcji i w rezultacie cały dokument może zostać uznany za nie będący w praktyce regulaminem wynagradzania.
Należy uznać, iż poprawnie skonstruowany regulamin wynagradzania zawierać powinien takie widełki dla poszczególnych pracowników, które pozwolą pracownikowi na jak najbardziej precyzyjne określenia wynagrodzenia na podstawie stopnia zaszeregowania/rodzaju pracy itp.
Jakie natomiast konsekwencje płyną dla pracodawcy z faktu ustalenia pozornego regulaminu wynagradzania? Najważniejszą konsekwencją jest oczywiście brak owego regulaminu. Natomiast brak regulaminu pracy może spowodować skierowanie wystąpienia przez organy Państwowej Inspekcji Pracy i w konsekwencji skorygowanie błędnego dokumentu.
