Naliczanie składek
Każdy pracownik będzie miał swój indywidualny rachunek PPK. Zatrudniony nie będzie musiał nic robić, aby zostać uczestnikiem PPK. Do programu zapisywane będą automatycznie osoby w przedziale wiekowym 18 – 55 lat. Jeśli pracownik ma ukończone 55 lat, ale nieskończone 70 lat to może przystąpić do PPK na własny wniosek.
Na rachunek PPK będą trafiać wpłaty pochodzące z trzech źródeł: od pracownika, pracodawcy oraz państwa. Oprócz obowiązkowych wpłat pracownicy oraz pracodawcy mogą też dokonywać wpłat dodatkowych, które są dobrowolne.
Pracownik co miesiąc będzie przeznaczać 2% swojego wynagrodzenia brutto na PPK. Wpłata może być mniejsza, w przypadku osób, których miesięczne zarobki, pochodzące z różnych źródeł, nie przekraczają 120% minimalnego wynagrodzenia. W 2019 roku minimalne wynagrodzenie wynosi 2 250 PLN, co oznacza, że osoby zarabiające nie więcej niż 2 700 PLN brutto, będą mogły skorzystać z obniżonej składki do PPK. Wpłata obowiązkowa dla takich pracowników może wynosić 0,5% - 2% wynagrodzenia brutto.
Obowiązkiem pracodawcy będzie przeznaczać co miesiąc 1,5% wynagrodzenia brutto pracownika. Pracodawca i pracownik mogą zdecydować się na wpłacanie na rachunek PPK większych środków. Zatrudniający może przekazać dodatkowo nawet do 2,5%, natomiast pracownik do 2% wynagrodzenia brutto. Łącznie ze składkami podstawowymi na rachunek uczestnika PPK może wpłynąć miesięcznie nawet do 8% wynagrodzenia brutto.
Dodatkowo pracownicy otrzymują od państwa jednorazową wpłatę powitalną w wysokości 250 PLN oraz raz w roku dopłatę w wysokości 240 PLN.
Składki PPK naliczane będą w terminie wypłaty wynagrodzeń, warto więc aby program kadrowo-płacowy wspierał te działania. Składki będą przekazywane do instytucji finansowej do 15 dnia następnego miesiąca. Przez to, że procesy dotyczące PPK są rozbudowane, przedsiębiorstwa mogą mieć problem z ich zarządzaniem. Nowe potrzeby pracodawców rozumieją producenci oprogramowania ERP, którzy mają w swoich ofertach aplikacje ułatwiające obsługę Pracowniczych Planów Kapitałowych w firmie. Przykładem takiej firmy jest Comarch, który stworzył
aplikację Comarch PPK, zintegrowaną z modułami kadrowo-płacowymi systemu Comarch ERP HR, która również współpracuje z systemami kadrowo-płacowymi innych producentów oraz działa samodzielnie.
Aplikacja Comarch PPK będzie umożliwiała ewidencjonowanie danych uczestników PPK oraz składanych przez nich deklaracji związanych z uczestnictwem w programie, naliczanie i ewidencjonowanie składek PPK oraz przesyłanie danych do wybranej instytucji finansowej. Dzięki temu pracodawca będzie miał w jednym miejscu wszelkie informacje dotyczące zmian w deklaracjach pracownika i pracodawcy. Zatrudniający może zmienić zdanie np. na temat wysokości składki dodatkowej, a zatrudniony może chcieć wprowadzić zmiany na etapie składania deklaracji lub później w zakresie wysokości składek. Pracodawca ma obowiązek obsługi administracyjnej, w tym prowadzenia i przechowywania dokumentacji dotyczącej PPK. W związku z tym archiwizacja danych jest niezbędna, a aplikacja wspomaga firmę w tym zakresie.
Monitorowanie terminów
Jeśli pracownik nie chce przystąpić do programu PPK to może on złożyć pisemną rezygnację. Złożenie deklaracji sprawi, że pracodawca będzie zobowiązany w przeciągu 7 dni poinformować instytucję finansową prowadzącą rachunek dla uczestnika PPK o rezygnacji pracownika. W miesiącu, w którym pracownik złożył deklarację o rezygnacji, pracodawca nie dokonuje już wpłaty do PPK. Jeśli rezygnacja nastąpiła po przekazaniu wpłaty za dany miesiąc, wówczas podlega ona zwrotowi. Pracownik, który zrezygnuje z dokonywania wpłat do PPK, będzie ponownie automatycznie zapisywany do programu co 4 lata, począwszy od 1 kwietnia 2023 roku. W terminie do ostatniego dnia lutego 2023 roku pracodawca będzie miał obowiązek poinformować pracownika o wznowieniu przekazywania za niego wpłat do PPK, a od kwietnia naliczać i wpłacać wpłaty do PPK. W przypadku, gdy zatrudniony nadal nie będzie zainteresowany uczestnictwem w programie będzie musiał złożyć kolejną deklarację o rezygnacji.
Ważne jest, aby pracodawca pamiętał o tym obowiązku. W tym zakresie może pomóc aplikacja PPK, która umożliwia stworzenie listy pracowników wraz z informacją, czy pracownik pozostaje w PPK, czy zrezygnował z uczestnictwa.
Unikanie kar
Każdy pracodawca ma dużo obowiązków w zakresie PPK, a za ich niewykonywanie nakładane są kary. Ustawa o PPK przewiduje kary finansowe w wysokości od 1 tys. do 1 mln PLN wobec pracodawcy, który m.in.:
- nie dokonuje wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie,
- nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia,
- nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK.
Aplikacja PPK może znacznie pomóc pracodawcom np. w przestrzeganiu terminów wpłat. Aplikacja pokaże statusy procesów, dzięki czemu pracodawca będzie wiedział, czy składki zostały naliczone oraz przesłane do instytucji finansowej. Pozwoli to przedsiębiorcy mieć kontrolę nad procesem.
Aplikacja Comarch PPK ma wiele funkcjonalności, które ułatwią pracodawcom dopełnienie wszelkich formalności związanych z programem PPK. Docelowy zakres funkcjonalny aplikacji Comarch PPK obejmie:
- informacje o pracodawcy i wybranej instytucji finansowej zarządzającej PPK,
- rejestr pracowników,
- prowadzenie ewidencji pracowników,
- integracje z systemem Comarch ERP HR lub import z pliku,
- rejestr deklarowanych procentowych składek członkowskich dla PPK,
- rejestr wystąpień i przystąpień pracowników do PPK,
- naliczanie i ewidencja miesięcznych składek na PPK,
- generowanie plików zgłoszeniowych, wyrejestrowujących, aktualizujących dane dla instytucji finansowych,
- generowanie plików o składkach na PPK dla instytucji finansowych.
