1. Co i kiedy mówić pracownikom?
Firmy muszą podjąć decyzję, jakie informacje przekazywać pracownikom i na jakim poziomie szczegółowości. Idealnie byłoby, gdyby pracownicy HR pomogli zrozumieć pozostałym pracownikom co determinuje ich wynagrodzenie i jak zwiększyć jego poziom, ile mogą zarabiać, gdy znajdą się na wyższym szczeblu i jak mogą wskoczyć na wyższy szczebel w hierarchii organizacyjnej. Jednak takie działania, które mają na celu przekazywanie szczegółowych informacji, nie zawsze są zgodne z polityką firmy oraz mają swoje plusy i minusy. Według przeprowadzonych badań, 39% amerykańskich firm odmawia swoim pracownikom dostępu do tego typu informacji. Boją się, że będą mieli problem z uzasadnieniem nierówności wynagrodzeń. Dlaczego pracownicy na innych stanowiskach zarabiają więcej, co na to wpływa, jakie kompetencje posiadają? Jedynie połowa firm ze Stanów Zjednoczonych komunikuje pracownikom jak mogą zwiększyć swoje wynagrodzenie, czy to poprzez dobrowolne decydowanie się na wykonywanie szerszego zakresu obowiązków, polepszenie wyników bądź poprzez dodatkowe szkolenia. Krótkoterminowe plany motywacyjne skierowane do pracowników mogą sprawić, że będą bardziej wydajnie pracować na sukces organizacji. Jednak muszą oni dokładnie wiedzieć czego się od nich oczekuje i jaka jest potencjalna nagroda. Systemy motywacyjne podnoszą innowacyjność pracowników, nagrody zwiększają ich satysfakcję z pracy i budują przywiązanie do firmy. Dobrze zakomunikowany program motywacyjny może również pozytywnie wpłynąć na satysfakcję z pracy zatrudnionych. Nie jest to jednak łatwe zadanie i wiele firm zdaje sobie z tego sprawę. Według przeprowadzonych badań, tylko 31% ankietowanych z amerykańskich firm wierzy, że pracownicy w pełni rozumieją plany motywacyjno-rozwojowe, które funkcjonują w przedsiębiorstwie. Zazwyczaj takie niezrozumienie jest skutkiem problemów komunikacyjnych. Dlatego też należy skupić się na sposobach komunikacji z zatrudnionymi. Można skoncentrować się tylko na przekazywaniu szczegółowych informacji o wynagrodzeniu jednostki, która je otrzymuje. W tym celu można przykładowo dołączyć broszurę informacyjną (inne kanały komunikacji w punkcie 2) do jednego z comiesięcznych raportów ZUS RMUA, który jest przekazywany pracownikom. Tam można pokazać jakie koszty ponosi sam pracownik (różnica pomiędzy wynagrodzeniem brutto a netto) oraz, że również pracodawca ponosi koszty po swojej stronie, o których nader często pracownicy nie mają pojęcia, myśląc, że ich wynagrodzenie brutto to wszystko. Warto również pokazać pracownikom z jakich benefitów korzystają i ile to kosztuje ich firmę. W Stanach Zjednoczonych taki dokument od szefa nosi nazwę Total Rewards Statement i zazwyczaj dostarczany jest do pracowników na koniec roku i obejmuje zestawienie wszystkich świadczeń, które pracownik otrzymuje w firmie. W Polsce taki dokument jest nazywany indywidualnym raportem na temat wynagrodzenia. Co prawda, w naszym kraju rzadkością jest przekazywanie przez pracodawców tego typu informacji, jednak menedżerowie niektórych firm już próbują wprowadzać takie rozwiązania w swoich organizacjach. Problemem jest to jak zestawienia odbiorą polscy pracownicy, dlatego oprócz suchych faktów warto, w formie wstępu, napisać list do pracownika z podziękowaniem za pracę na rzecz sukcesu firmy. Należy wyjaśnić również cel przekazywania takich szczegółowych informacji. Biorąc przykład z amerykańskich firm, takie podsumowanie można również przedstawić pracownikom na koniec roku. Nowozatrudnionym powinno się wskazać kanały, za pomocą których firma komunikuje się z pracownikami, trzeba też zapytać o interesujące ich benefity (jeżeli ich wybór i inne podobne kwestie nie były omówione na rozmowie kwalifikacyjnej podczas negocjacji płacowych).
Reasumując pracownicy działu HR mogą przekazywać informacje na temat:
- składników wynagrodzenia podstawowego brutto oraz klinu podatkowego,
- planowanych podwyżek lub obniżek płac,
- zmian w programach benefitowych,
- wpływu otrzymywanych benefitów na wysokość wynagrodzenia całkowitego,
- możliwości rozwoju, jakie kryteria muszą spełnić aby awansować lub dostać podwyżkę,
- programów motywacyjnych, czyli jak ich efektywność może wpłynąć na wysokość premii,
- poziomu ich wynagrodzenia w zestawieniu z danymi rynkowymi (jeżeli firma płaci pracownikom powyżej mediany rynkowej to warto jest im to pokazać).
To od firmy i jej filozofii zależy jakie informacje chce przekazywać i z jaką częstotliwością.
2. Jaki kanał komunikacji wybrać?
Aby komunikacja była jak najbardziej skuteczna należy wybrać odpowiedni kanał. W amerykańskich firmach najczęściej używanym narzędziem do informowania o systemie wynagradzania jest intranet. Jest to dobry kanał dla pracowników, którzy korzystają z komputera podczas pracy, natomiast nie jest zbyt wartościowy dla osób, które wykonują prace inne niż biurowe. W takim przypadku skuteczniejszym sposobem informowania o systemie wynagrodzeń są spotkania twarzą w twarz pomiędzy bezpośrednim przełożonym lub pracownikiem działu HR a pracownikiem lub grupą pracujących, którzy wynagradzani są w takim samym systemie. Jednak obecnie jest to duże utrudnienie, ponieważ takie spotkania są czasochłonne, ponadto niektórzy pracownicy HR pracują zdalnie. Zdarza się również, że dział HR znajduje się w innej lokalizacji niż niektóre działy, lub oddziały firmy. Dlatego dobrą alternatywą może być nagrane wcześniej wideo lub telekonferencja. Istnieją jeszcze alternatywne rodzaje masowego informowania o wynagrodzeniach i benefitach. Zdarza się, że pracownicy dostają takie informacje na prywatnego maila. Do takiej komunikacji może również posłużyć bardzo popularny kanał w ostatnim czasie – media społecznościowe. Menedżerowie firmy na jej blogu lub koncie w wybranym serwisie społecznościowym mogą zamieszczać informacje na temat przysługujących pracownikom benefitów, oraz dotyczące wszelkich zmian w systemie wynagrodzeń itp. Ciekawym wariantem jest zamieszczanie podcastów z takimi informacjami. Wszystkie amerykańskie firmy, które są notowane na giełdzie publikują Proxy Statement, który jest ogólnodostępnym dokumentem opisującym politykę firmy odnośnie wynagrodzeń pięciu najlepiej opłacanych osób w firmie. Zawarte są w nim cele jakie zrealizowali Ci menedżerowie oraz opis wysokości i rodzaju ich premii. Takie działania firm mogą budować pozytywny wizerunek firmy na rynku, a poprzez pokazywanie przejrzystości polityki wynagrodzeń zachęcać specjalistów do rozważenia możliwości złożenia aplikacji.
O kilka sposobów komunikacji powinny zadbać duże przedsiębiorstwa, mające kilka działów. Należy zatroszczyć się o to, aby informacje o systemie wynagrodzeń trafiły do wszystkich zainteresowanych i aby każdy w razie wątpliwości i pytań nie pozostał z nimi sam. Nierównomiernego przekazywania informacji nie da się wyeliminować, zazwyczaj pierwsi o zmianach dowiadują się zatrudnieni na wyższych stanowiskach. Nie jest to zła praktyka, o ile w efekcie informacje o zmianach dotrą do wszystkich, a co więcej zostaną przekazane wszystkim pracownikom w krótkim odstępie czasu. Pracownicy powinni wiedzieć do kogo kierować ewentualne pytania dotyczące systemu i jego zasad.
a) Informowanie o zmianach w systemie lub o nowym systemie.
Pierwszym krokiem, który powinien być podjęty przy informowaniu o zmianach powinno być stworzenie zespołu, który będzie odpowiedzialny za terminowe przekazywanie informacji, wybranie odpowiednich kanałów, które są dostosowane do danej organizacji. Następnie należy zastanowić się jaka jest najważniejsza treść jaką chce się przekazać. Trzeba poinformować pracowników jak działa program, jakie benefity im przysługują i jakie są zasady premiowania. Zatrudnieni powinni też wiedzieć czego się od nich oczekuje. Najważniejsze jest to, żeby komunikat był przejrzysty ponieważ ma on trafić do pracowników na różnych szczeblach i w różnym wieku. W razie pytań zatrudnieni powinni wiedzieć do kogo mają je kierować.
3. Przekazywanie złych wiadomości
Nie od dziś wiadomo, że nikt nie lubi złych wiadomości. Przekazywanie jakichkolwiek negatywnych informacji, na przykład o zamrożeniu wynagrodzeń, zwolnieniach, redukcji benefitów, braku premii, jest niezwykle trudnym i wymagającym dużej delikatności zadaniem. Aby w jak najwyższym stopniu wyeliminować rozczarowanie i nie zniwelować dotychczas budowanego zaufania należy poinformować pracowników „bez owijania w bawełnę” o sytuacji finansowej firmy, dlaczego takie zmiany mają miejsce, jak długo taka sytuacja może się utrzymywać. W przypadku braku zrozumienia ze strony pracowników trzeba udzielić im dodatkowych wyjaśnień. Nie należy przekazywać informacji o zwolnieniach w piątek. W takiej sytuacji pracownicy czują dodatkowy stres i napięcie. Zostają na weekend ze złą informacją, jednocześnie nie mogą zareagować aktywnie, czy to poprzez zgłoszenie do urzędu pracy lub biur karier. Uczciwe informowanie pracowników o zaistniałej sytuacji jest również ważne ze względu na samopoczucie pracowników, w stresie nie będą w stanie skupić się na wykonywanych czynnościach.
4. Czy moja strategia komunikacji jest efektywna?
Należy upewnić się, że komunikaty na temat zmian w systemie wynagrodzeń docierają do pracowników. Co więcej, należy mieć pewność, że informacje znajdujące się na portalach społecznościowych, czy w innych mediach, które spełniają funkcję kanału komunikacji w firmie, są aktualne. Można również skorzystać z platformy
badaniaHR.pl. W ten sposób menedżerowie mogą się przekonać jak pracownicy oceniają system wynagradzania, czy są zadowoleni z płacy. Ponadto czy uważają ją za sprawiedliwą. Pracownicy mogą również ocenić poziom zadowolenia z administracji płacami. Przeprowadzając wewnętrzne badania tego typu można także zobaczyć, czy zatrudnionym odpowiadają dostępne benefity. Na podstawie odpowiedzi można dokonać zmian w obecnie funkcjonującym systemie, lub też stworzyć nowy na podstawie oczekiwań badanych. Warto porównywać swoje wyniki z rezultatami innych przedsiębiorstw, ponieważ z dotychczas prowadzonych badań w Polsce i na świecie wynika, że pracownicy, których wynagrodzenie jest wyższe niż średnie wynagrodzenia na takim stanowisku, często uważają, że jest ono niesprawiedliwe, że pracodawca płaci im za mało. Porównując natomiast własne wyniki i innych firm może się okazać, że wcale nie jest źle. Może mieć miejsce taka sytuacja, że nasi pracownicy nie są zadowoleni ze swojego wynagrodzenia, ale nie jest tak źle, gdyż w innych firmach wyniki z tego badania były znacznie gorsze.
