Ustalanie wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca

Dwa sposoby ustalania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca

Tryb naliczania wynagrodzenia za część miesiąca regulują przepisy rozporządzenia MPiPS z 29.05.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. Nr 62, poz. 289 ze zm.). Powołany akt prawny rozróżnia dwa sposoby ustalania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, w zależności od tego czy absencja pracownika spowodowana jest chorobą, czy innym usprawiedliwionym powodem.

Nieobecności, za które pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy płatne przez pracodawcę bądź świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, wymagają zastosowania dzielnika – 30 (średnia arytmetyczna dni kalendarzowych w miesiącu), natomiast nieobecności spowodowane innymi przyczynami niż powyższe powinny być rozliczane według roboczogodzin.



Określone w rozporządzeniu w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy zasady ustalania wynagrodzenia za część miesiąca stosuje się jedynie w stosunku do pensji określonych w stawkach miesięcznych. Nie mają one zastosowania natomiast, jeśli pracownicy wynagradzani są w innych systemach niż miesięczny, kiedy pensja zależna jest od czasu pracy lub wyników pracy.

Ile jesteś wart na rynku pracy? Najnowsze dane o wynagrodzeniach na Twoim stanowisku - wypełnij ankietę i odbierz raport o wynagrodzeniach

Pracownikom zatrudnionym w systemie pracy godzinowej za czas przepracowany przysługuje wynagrodzenie będące iloczynem liczby przepracowanych godzin i stawki godzinowej. Podobnie jest w przypadku pracowników zatrudnionych w systemie wynagradzania prowizyjnego. Im za czas przepracowany przysługuje pensja będąca iloczynem podstawy wynagrodzenia prowizyjnego i stawki procentowej. W podobny sposób wynagradzani są również pracownicy zatrudnieni w systemie akordowym, którzy za czas przepracowany otrzymują pensję będącą iloczynem jednostek wykonanej pracy i ceny akordowej, tj. wynagrodzenia za jedną jednostkę. W przypadku wymienionych systemów wynagradzania bez znaczenia pozostaje fakt, jaka była przyczyna nieprzepracowania pełnego miesiąca, tzn. czy był to urlop wypoczynkowy, macierzyński, urlop bezpłatny czy zwolnienie lekarskie. Zawsze sposób ustalania wynagrodzenia za czas przepracowany jest taki sam.
Zawarte w niniejszym rozdziale wyjaśnienia mają zatem zastosowanie wyłącznie do pracowników otrzymujących stałe miesięczne wynagrodzenie.

Zmniejszanie wynagrodzenia za czas choroby pracownika

W myśl § 11 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy, aby obliczyć wynagrodzenie za czas przepracowany, jeżeli pracownik za część miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 Kodeksu pracy lub zasiłek z ubezpieczenia chorobowego (zasiłek chorobowy, opiekuńczy czy macierzyński) lub wypadkowego, (zasiłek z powodu nieobecności w pracy wynikającej z wypadku przy pracy lub choroby zawodowej), należy kolejno:

1. miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez 30,
   
2. otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim
   o czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby – ZUS ZLA,
   
3. tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. Przedstawiony wyżej schemat stosuje się w sytuacji, gdy pracownik przez przynajmniej dzień w miesiącu świadczył pracę. W przypadku gdy nieobecność w pracy trwa cały miesiąc, powyższa reguła obliczania wynagrodzenia stałego jest nieuzasadniona, a nawet niedopuszczalna.

Metoda ustalania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, w przypadku gdy przez pozostałą jego część pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim, jest taka sama, bez względu na liczbę dni miesiąca. Pozostaje ona w ścisłym związku z regulacją dotyczącą sposobu obliczania zasiłku chorobowego. Podstawą wymiaru zasiłku za jeden dzień niezdolności do pracy jest bowiem 1/30 część przyjmowanego wynagrodzenia, niezależnie od liczby dni kalendarzowych w danym miesiącu, a pensja ustalona w stałej miesięcznej stawce, przysługuje w tej samej kwocie zarówno, gdy miesiąc ma 28, jak i 31 dni. A zatem, aby obliczyć wynagrodzenie za czas przepracowany, gdy miesiąc ma 31 dni, a pracownik przez jego część przebywał na zwolnieniu lekarskim, należy stosować zasadę zawartą w rozporządzeniu, w myśl której stałą miesięczną płacę dzieli się przez 30, a nie 31 dni.

Przykład

Miesięczne wynagrodzenie pracownika wynosi 2 000 zł. Ile powinno wynieść wynagrodzenie za przepracowaną część stycznia osoby przebywającej na zwolnieniu lekarskim od 12 do 31 stycznia?
2 000 zł ÷ 30 = 66,67 zł
66,67 zł × 20 dni = 1 333,40 zł
20 00 zł – 1 333,40 zł = 666,60 zł

Przykład

Miesięczne wynagrodzenie pracownika wynosi 2 000 zł. Ile powinno wynieść wynagrodzenie za przepracowaną część lutego osoby przebywającej na zwolnieniu lekarskim od 12 do 28 lutego? W danym roku kalendarzowym przypada 28 dni lutego.
2 000 zł ÷ 30 = 66,67 zł
66,67 zł × 17 dni = 1 133,39 zł
2 000 zł – 1 133,39 zł = 866,61 zł

Przykład

Miesięczne wynagrodzenie pracownika wynosi 2 000 zł. Ile powinno wynieść wynagrodzenie za przepracowaną część kwietnia osoby przebywającej na zwolnieniu lekarskim od 12 do 30 kwietnia?
2 000 zł ÷ 30 = 66,67 zł
66,67 zł × 19 dni = 1 266,73 zł
2 000 zł – 1 266,73 zł = 733,27 zł

Rozpoczęcie lub zakończenie umowy w trakcie miesiąca

Sposób obliczania wynagrodzenia w przypadku pracownika, którego wynagrodzenie ustalone jest w stałej wysokości, niepozostającego w stosunku pracy przez pełny miesiąc reguluje § 12 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy. Przepis ten mówi, że w celu obliczenia wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą, i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia – miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu (nominalny czas pracy danego miesiąca) i otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Powyższy schemat ma również zastosowanie do sytuacji, gdy przez część miesiąca pracownik miał nieobecność nieusprawiedliwioną, przebywał na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym oraz w sytuacji nawiązania bądź rozwiązania stosunku pracy w trakcie miesiąca. Ten sam schemat przeliczeniowy pracodawcy winni wykorzystywać przy urlopie wypoczynkowym i okolicznościowym w sytuacji, gdy na liście płac wydzielane jest ze składników stałych wynagrodzenie urlopowe.

Sprawdź ile zarabiają inni w Twoim mieście, na takim samym stanowisku - odbierz indywidualny raport!

Przykład

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 4 000 zł. W lutym wykorzystywał 5 dni urlopu bezpłatnego. Pracownik wykonuje pracę codziennie po 8 godzin. Nominalny czas pracy w lutym wynosił 152 godzin.
W celu obliczenia wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca dzielimy wynagrodzenie pracownika przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w lutym:
4000 zł ÷ 152 godzin = 26,32 zł/godz.
Następnie wynagrodzenie za godzinę pracy mnożymy przez liczbę godzin przez pracownika nie przepracowanych, czyli przez 40:
26,32 zł × 5 dni × 8 godzin = 1 052,80 zł.
Otrzymaną kwotę odejmujemy od kwoty wynagrodzenia pracownika w stałej stawce miesięcznej, czyli 4 000 zł:
4 000 zł – 1 052,80 zł = 2 947,20 zł.
Pracownikowi za przepracowaną część miesiąca będzie przysługiwało wynagrodzenie w wysokości 2 947,20 zł.

Choroba i inna nieobecność w trakcie miesiąca

W przypadku gdy pracownik w trakcie jednego miesiąca korzysta ze zwolnienia lekarskiego oraz przebywa na urlopie wypoczynkowym, stosuje się oba określone w przepisach rozporządzenia sposoby obliczania wynagrodzenia za część miesiąca – osobno dla każdego rodzaju nieobecności. W takiej sytuacji ustalenie wynagrodzenia za czas przepracowany polega na:

1. ustaleniu kwoty zmniejszenia miesięcznej pensji o czas usprawiedliwionej nieobecności,
   
2. ustaleniu kwoty zmniejszenia miesięcznej pensji o czas zwolnienia lekarskiego,
   
3. odjęciu ustalonych kwot od płacy przysługującej za cały miesiąc.

W sytuacji, gdy pracownik przez część miesiąca korzysta z urlopu wypoczynkowego, a przez pozostałą część przebywa na zwolnieniu lekarskim i przez ani jeden dzień nie świadczy pracy, wówczas nie stosuje się regulacji zawartych w rozporządzenia urlopowego. Oprócz wynagrodzenia chorobowego bądź zasiłku, należy po prostu ustalić pensję za czas urlopu wypoczynkowego według zasad zawartych w rozporządzeniu MPiPS z 8.1.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop - Dz.U. Nr 2, poz. 14 ze zm.

Przykład

Pracownikowi przysługuje:

• wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej 3 750 zł,
  
• dodatek funkcyjny 400 zł oraz
  
• stały dodatek menedżerski 700 zł.

We wrześniu pracownik wykorzystywał 2 dni urlopu bezpłatnego i przebywał 8 dni na zwolnieniu lekarskim. Nominalny czas pracy we wrześniu wynosił 152 godziny. Wynagrodzenie pracownika za przepracowaną część miesiąca należy obliczyć stosując zarówno § 11, jak i § 12 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy. W tym celu sumujemy najpierw stałe składniki wynagrodzenia:
3 750 zł + 400 zł + 700 zł = 4 850 zł.
Otrzymany wynik dzielimy przez 152 godziny i mnożymy przez 16 godzin nieprzepracowanych przez pracownika z powodu wykorzystywania urlopu bezpłatnego:
4 850 zł ÷ 152 godz. × 16 godz. = 510,56 zł.
Następnie kwotę 4 850 zł dzielimy przez 30 i mnożymy przez liczbę dni niezdolności do pracy, czyli przez 8:
4 850 zł ÷ 30 × 8 dni = 1 293,36 zł.
W celu obliczenia wynagrodzenia za przepracowaną przez pracownika część miesiąca wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej pomniejszamy o uzyskane kwoty:
4 850 zł - 510,56 zł – 1 293,36 zł = 3 046,08 zł.
Pracownik za pracę we wrześniu otrzyma 3 046,08 zł. Na wysokość wynagrodzenia miała wpływ zarówno choroba pracownika, jak i urlop bezpłatny.

Zmniejszanie wynagrodzenia niepełnoetatowca

Rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy określa sposób obliczania wynagrodzenia za pracę, gdy pracownik przepracował tylko część miesiąca i wynagrodzenie to jest ustalone w stawce miesięcznej w stałej wysokości. Z przepisu tego wynika, że aby obliczyć wynagrodzenie ustalone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, gdy okres pozostawania pracownika w stosunku pracy nie obejmuje pełnego miesiąca, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. Powyższe ma zastosowanie również w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze etatu. Wymiar czasu pracy nie ma żadnego znaczenia. Liczą się wyłącznie godziny do przepracowania w danym miesiącu, uwzględniające wysokość etatu wynikającą z umowy o pracę. W tej sprawie wypowiedział się Departament Prawa Pracy MPiPS (pismo DPP z 03.12.2009 r.): Z przepisu tego wprost wynika, że ma on zastosowanie niezależnie od tego, w jakim wymiarze czasu pracy (pełnym czy niepełnym), pracownik jest zatrudniony. Ponadto, w świetle tego przepisu, rozkład czasu pracy pracownika nie ma znaczenia dla ustalenia wysokości przysługującego pracownikowi wynagrodzenia za pracę. Istotna jest bowiem tylko liczba godzin do przepracowania, która powinna być ustalona przy zastosowaniu Kodeksu pracy o czasie pracy i z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy pracownika określonego w umowie o pracę.
Przyjęcie ww. wykładni resortu pracy oznacza oderwanie sposobu obliczania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca od faktycznych godzin pracy. Może to okazać się szczególnie niekorzystne dla pracowników, w przypadku których organizacja czasu pracy nie pokrywa się z czasem nominalnym w danym miesiącu. Podkreślmy w tym miejscu, że odmiennie na powyższą kwestię zapatruje się Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy. W stanowisku z 6 stycznia 2010 r. w sprawie liczenia wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca (GPP-364/118-4560-79/09/PE/RP) GIP przedstawił odmienny sposób obliczania wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za przepracowaną część miesiąca. GIP wskazał, że stawkę godzinową wynagrodzenia określonego w stałej miesięcznej kwocie należy ustalić w oparciu o godziny rozkładowe pracownika, a więc przez podzielenie jej przez liczbę godzin wynikającą z harmonogramu pracownika. W przykładzie zamieszczonym w treści przywołanego stanowiska wskazano, że obliczając ilość godzin brakujących do nominału należy od niego odjąć czas faktycznie przepracowany, nie zaś nominał obliczony na podstawie art. 130 Kodeksu pracy dla nieprzepracowanej części miesiąca. Ten sposób kalkulacji wydaje się bardziej sprawiedliwy, gdyż pracownik otrzymuje wypłatę adekwatną do wykonanej pracy.

Wynagrodzenie za jeden dzień pracy w razie choroby przez pozostałe 30 dni

Jak już wspomniano, w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą część tego miesiąca otrzymał wynagrodzenie określone w art. 92 Kodeksu pracy, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Kwotę wynagrodzenia zawsze dzielimy przez 30, bez względu na to, czy miesiąc ma 28, 29, 30 czy 31 dni. W praktyce powstaje problem, gdy pracownik w miesiącu, który liczy 31 dni przez 30 dni jest chory, a jeden dzień pracuje. W takim wypadku wykonanie wskazanych w przepisie działań daje jako wynik 0, czyli za jeden dzień pracy pracownik nie otrzymałby wynagrodzenia. W tej sprawie wypowiedziała się Państwowa Inspekcja Pracy (znak pisma: GPP-87-4560-64/09/PE/RP): Przyjęcie takich zasad ustalania wynagrodzenia, w tym konkretnym przypadku, stoi w sprzeczności z art. 80 Kodeksu pracy, stanowiącym, że za pracę wykonaną przysługuje wynagrodzenie - pomimo wykonywania pracy w danym miesiącu pracownik nie otrzymałby żadnego wynagrodzenia za pracę a jedynie wynagrodzenie za czas choroby, bądź zasiłek chorobowy (z reguły w niższej niż wynagrodzenie za pracę wysokości). Powyższe przemawiałoby za wypłatą wynagrodzenia za pracę za czas przepracowany czyli za 1 dzień."
W podobnym tonie wypowiada się Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej: niezależnie od zasad obniżania wynagrodzenia miesięcznego za okres choroby, niezależnie od metodyki wynikającej z rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy, pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie za jeden dzień pracy w 31-dniowym miesiącu objętym zwolnieniem. Jego wysokość należy obliczyć za pomocą stawki godzinowej. Stawkę tę uzyskuje się poprzez:

1. podzielenie wynagrodzenia pracownika określonego w stawce miesięcznej przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu,
   
2. pomnożenie uzyskanej stawki godzinowej przez liczbę świadczenia pracy

Przykład

Pracownik wynagradzany stałą stawką miesięczną w kwocie 4 500 zł był niezdolny do pracy w okresie od1 do 30 października. W dniu 31 października wrócił do pracy i przepracował cały dzień. Obniżając pensję według zasad zawartych w rozporządzeniu w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy, pracodawca otrzyma następujący wynik:
4 500 zł ÷ 30 = 150 zł
150 zł x 30 dni choroby = 4 500 zł
4 500 zł – 4 500 zł = 0 zł
Biorąc pod uwagę zalecenia Państwowej Inspekcji Pracy oraz Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, niezależnie od zawartej w przepisie metodyki, pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie za pracę mając na uwadze normę zawartą w art. 80 Kodeksu pracy, stanowiącą, że za pracę wykonaną przysługuje wynagrodzenie. Wysokość wynagrodzenia za przepracowaną dniówkę obliczymy następująco:
4500 ÷ 168 godz. = 26,79 zł/godz.
26,79 zł x 8 godz. = 214,32 zł
Za październik pracownik powinien otrzymać:

• zasiłek za 30 dni niezdolności do pracy z powodu choroby,
  
• wynagrodzenie za 8 godzin pracy.

Wynagrodzenie, gdy pracownik nie przepracował żadnego dnia

Co do zasady, w przypadku gdy pracownik w trakcie miesiąca korzysta ze zwolnienia lekarskiego oraz przebywa na urlopie wypoczynkowym, stosuje się dwa sposoby obliczania wynagrodzenia za część miesiąca — osobno dla każdego rodzaju nieobecności. Jednak w sytuacji, gdy pracownik przez część miesiąca korzysta z urlopu wypoczynkowego, a przez pozostałą część przebywa na zwolnieniu lekarskim lub nie świadczy pracy z innej przyczyny, co sprawia, że w danym miesiącu nie przepracowuje on ani jednego dnia, wówczas nie stosuje się regulacji zawartych w §11 i §12 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy.
Przyjęta w rozporządzeniu metodyka ma bowiem zastosowanie tylko wtedy, gdy nieobecność w pracy nie obejmuje pełnego kalendarzowego miesiąca lub gdy płacę zasadniczą należy ustalić za czas przepracowany.

Przykład

Pracownik przebywał do 5 listopada na urlopie macierzyńskim (5 dni kalendarzowych), a od 8 do 30 listopada na urlopie wypoczynkowym (128 godz.). 6 i 7 listopada (sobota i niedziela) są dla niego dniami wolnymi. Pracownik otrzymuje stawkę miesięczną w kwocie 4750 zł. Nominalny czas pracy w listopadzie wynosi 168 godz. Stosując metodykę zawartą w rozporządzeniu w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy wyjdzie nam, że przepracował pomimo nieprzepracowania przez podwładnego ani jednego dnia, powinien otrzymać on wynagrodzenie skalkulowane jak niżej:
4 750 zł ÷ 30 = 158,33 zł
158,33 zł × 5 dni = 791,65 zł
4 750 zł ÷ 168 godz. = 28,27 zł/godz.
28,27 zł x 128 godz. = 3 618,56 zł
4 750 zł – 791,65 zł – 3 618,56 zł = 339,79 zł
Jednak w tym przypadku nie powinny mieć zastosowania reguły rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy. Za październik pracownikowi przysługują tylko zasiłek macierzyński oraz wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego.

Co drugi księgowy w 2014 roku zarabiał powyżej 4 550 PLN - Sprawdź, czy nie zarabiasz za mało - odbierz indywidualny raport!

Dorota Twardo

Artykuł pochodzi z książki „Lista płac w praktyce. Odpowiedzi na najtrudniejsze pytania”, wydawnictwa C.H. Beck

Książka jest doskonałym przewodnikiem po problemach naliczania płac, zwłaszcza w sytuacjach nietypowych. O jej praktycznym charakterze świadczą liczne przykłady, schematy rozliczeń oraz wskazanie podstaw w przepisach, orzecznictwie i stanowiskach organów państwowych.

Więcej informacji o książce

Zobacz także: Ile naprawdę zarabiają górnicy?