PPK - jakie nowe obowiązki czekają pracodawcę?

Do najważniejszych z nich należą:

• wybór instytucji finansowej zarządzającej PPK,


• zawarcie umów o zarządzanie i prowadzenie PPK,


• obliczanie i dokonywanie wpłat do PPK,


• obowiązki informacyjne,


• obsługa administracyjna programu.

Aby kompleksowo przygotować się do nowego procesu, niezbędne jest dokonanie zmian w wewnętrznych procedurach, dostosowanie systemu kadrowo-płacowego, wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wdrożenie i obsługę PPK. Warto więc rozpocząć przygotowania z odpowiednim wyprzedzeniem.


Wybór instytucji finansowej i zawarcie umów
Wybór instytucji finansowej jest najważniejszą decyzją pracodawcy związaną z obowiązkiem utworzenia PPK. To duża odpowiedzialność. Wybrana instytucja będzie przez wiele lat zarządzać wpłaconymi środkami. W procesie wyboru należy wziąć pod uwagę przede wszystkim interes pracowników, a także inne ważne kryteria m.in. doświadczenie instytucji w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub emerytalnymi.
Jednym z wiodących dostawców programów emerytalnych na polskim rynku jest ESALIENS TFI SA.
Wybierając usługodawcę PPK, warto sprawdzić jakie oferuje wsparcie prawne, systemowe i merytoryczne. Instytucja finansowa musi bowiem zapewnić bieżącą i sprawną obsługę PPK. Warto również zwrócić uwagę na jakość materiałów edukacyjnych tłumaczących zasady i korzyści PPK dla pracowników. Będą one ważnym elementem kampanii informacyjnej.

Należy podkreślić, że wybór usługodawcy PPK, pracodawca musi skonsultować z zakładową organizacją związkową. Gdy organizacji takiej nie ma – proces trzeba przeprowadzić w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych. Jeżeli na miesiąc przed upływem terminu zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie dojdzie do porozumienia, wówczas pracodawca sam wybiera instytucję finansową. Oznacza to, że największe firmy powinny uzgodnić wybór dostawcy PPK najpóźniej do 25.09.2019 r. Jednak nie należy czekać z tym do ostatniej chwili, warto sobie zapewnić margines czasowy.
Kolejnym krokiem będzie zawarcie przez pracodawcę z wybraną instytucją finansową, dwóch umów:

• Umowy o zarządzanie PPK - w przypadku największych pracodawców umowa ta powinna być zawarta najpóźniej do 25.10.2019 r.


• Umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników - w przypadku największych pracodawców umowa ta powinna być zawarta najpóźniej do 12.11.2019 r.

Załącznikiem do umowy o prowadzenie PPK będzie lista uczestników PPK. Oznacza to, że pracodawca nie musi zawierać osobnej umowy dla każdego pracownika. Wystarczy aktualizacja listy uczestników PPK.

Dokonywanie wpłat
Najistotniejszym, stałym obowiązkiem pracodawcy będzie terminowe i prawidłowe naliczanie oraz przekazywanie wpłat do wybranej instytucji zarządzającej PPK. Dotyczy to zarówno wpłat finansowanych przez pracodawcę, jak i przez pracownika. W praktyce, realizacja tego obowiązku wymaga dostosowania programu kadrowo-płacowego do wymogów związanych z nowymi obciążeniami.
Informację o tym, jakie elementy powinien zawierać zmodyfikowany system kadrowo-płacowy można pobrać tutaj.
Pracodawca rozpoczyna dokonywanie wpłat do PPK od miesiąca następującego po miesiącu, w którym została zawarta umowa o prowadzenie PPK.

Obowiązki administracyjne
Pracodawca, w związku z założeniem i prowadzeniem PPK, zobowiązany jest zapewnić obsługę administracyjną programu. W szczególności powinien prowadzić i zarządzać dokumentacją dotyczącą PPK. Do zadań pracodawcy będzie należało przyjmowanie od uczestników PPK różnych deklaracji, oświadczeń, etc. Należy więc zapewnić właściwy obieg informacji i dokumentów pomiędzy pracownikiem, pracodawcą a instytucją finansową. Będzie to wymagało opracowania i wdrożenia nowych procedur, a także wyznaczenia osób odpowiedzialnych za obsługę programu. Pracodawca musi również pilnować terminów wykonania poszczególnych obowiązków, które nakłada na niego ustawa. Jednym z nich jest ponowne dokonywanie wpłat do PPK za uczestnika, który złożył deklarację o rezygnacji z oszczędzania w programie – co cztery lata od kwietnia.