Powszechnie wiadomo, iż motywatorem są wynagrodzenia, ale nie można zapominać, że cały system płac może motywować pracowników do zwiększania efektywności czy rozwoju umiejętności. Ważną funkcją tabeli płac jest ustalanie poziomów wynagrodzeń w kategoriach zaszeregowania i ich graficzna prezentacja. Tabela może być skonstruowana w taki sposób, aby motywować pracowników do podnoszenia swoich kwalifikacji. Źle zaprojektowana tabela może promować niewłaściwe zachowania pracowników – zamiast motywować może promować przeciętność, staż pracy lub służalczość, co z pewnością będzie miało negatywny wpływ na bardziej ambitne osoby. Nie można też zapominać, że tabele płac powinny być nastawione na realizację celów firmy, a jednym z nich może być właśnie rozwój. Motywacyjne tabele płac są często wykorzystywane w firmach, które opierają swój rozwój na wiedzy, technologii lub chcących pozostać konkurencyjnymi na szybko zmieniającym się rynku.
Zastanówmy się więc, jak powinna być zbudowana tabela płac, aby przy jej pomocy motywować pracowników do rozwoju?
Wartościowanie
Tabela płac powinna być oparta na wcześniejszym wartościowaniu stanowisk. Pozwala to zachować odpowiednie proporcje pomiędzy wynagrodzeniem a trudnością pracy i przypisywać wynagrodzenia do stanowisk, a nie do konkretnych osób. Pracownicy wiedząc, że do budowy tabeli i hierarchii stanowisk w firmie została użyta metoda, która pozwoliła zobiektywizować ten proces, będą mieli przekonanie o większej sprawiedliwości całego systemu. Inaczej sytuacja wygląda, gdy struktura jest budowana w sposób uznaniowy lub gdy firma nie ma jasno określonej hierarchii. Miejsce w strukturze pokazuje pracownikom, jaką mają wartość dla organizacji. Jest to również dla nich pewien prestiż lub motywacja do pięcia się w górę (M. Armstrong 2009).
Współuczestnictwo
Pracownicy powinni mieć możliwość uczestniczenia w budowaniu tabeli, a jeśli nie, to dobrze by ją akceptowali. Na ogół w procesie jej budowy uczestniczą kierownicy i przedstawiciele pracowników. Również w przypadku dokonywania zmian w wynagrodzeniach, powinny one być uzgodnione z pracownikami. W przypadku wprowadzania zmian, pracownicy muszą mieć czas żeby się z nimi oswoić, zapoznać i mieć okazję do zadawania pytań. Istotny jest również sposób przekazywania informacji o zmianach w systemie.
Możliwość rozwoju
Dla pracowników, na których szczególnie nam zależy, możliwość rozwoju i awansowania jest bardzo istotna. Brak takich możliwości, obok niskiego wynagrodzenia, jest jednym z głównych powodów, dla których pracownicy decydują się na zmianę zatrudnienia. Dlatego korzystnym rozwiązaniem jest budowanie wspólnie z pracownikiem ścieżki kariery. Niestety, w wielu przypadkach ścieżki rozwoju nie są szeroko praktykowane w firmach albo odnoszą się jedynie do najzdolniejszych pracowników. W przypadku posiadania uporządkowanej tabeli płac z jasno oznaczonymi kryteriami dla kategorii oraz aktualnymi opisami stanowisk, pracownik ma możliwość samodzielnie zaplanować drogę awansu i łatwo może dowiedzieć się, jakie wymagania powinien spełniać, aby znaleźć się na pożądanym stanowisku (M. Armstrong 2009).
Elastyczność
Przykładem sztywnej tabeli jest tabela, w której kategorie są dodatkowo podzielone na szczeble. W praktyce oznacza to, że pracownicy mogą piąć się w górę tylko po wyznaczonych stopniach, bez możliwości ominięcia któregoś z nich. Z punktu widzenia zarządzania, taki system jest prosty i łatwy w obsłudze, jednak menedżerowie nie mają tu elastyczności w przyznawaniu podwyżek. Przez to trudniej jest im dopasować wysokość podwyżek do indywidualnych przypadków, biorąc pod uwagę wkład w pracę czy wyniki. Tabele takie mają swoje zastosowanie w szczególności wobec pracowników, których praca jest prosta, jednolita, bez większego wpływu na wyniki lub gdy są wynagradzani prowizyjnie. W takim wypadku wynagrodzenie jest różnicowane przez płacę zmienną (S. Trzaska, 2011).
Tabele motywacyjne powinny być elastyczne, co może na przykład oznaczać, że posiadają jedynie widełki – czyli dolną i górną granicę kategorii. Jednak należy zwrócić uwagę na sposób zarządzania wynagrodzeniami. Może się zdarzyć, że kierownicy przyznają pracownikom zbyt wysokie podwyżki lub w sposób uznaniowy. W krótkim czasie doprowadzi to pracowników do górnej granicy przedziału i uniemożliwi podwyższanie pensji bez awansu do wyższej kategorii zaszeregowania. Zapobiec takiej sytuacji możemy ustalając kryteria przyznawania podwyżek i wytyczne co do ich wysokości.
W elastycznych tabelach nie określa się szczebli ani kwoty podwyżek, można natomiast określić jej procentową wartość. Należy jednak podkreślić, że podwyżki nie powinny być dokonywane w sposób automatyczny, zawsze powinny być przyznawane na podstawie obiektywnych kryteriów. Do tych kryteriów zaliczamy: kompetencje, umiejętności lub efekty pracy. Z motywacyjnego punktu widzenia ważne, aby warunki te były uzależnione od wysiłku pracownika. Wyznacznikiem przyznawania podwyżek nie powinien więc być staż pracy. Przyznawanie podwyżek powiązanych ze stażem motywuje pracowników jedynie do pozostania w firmie, nie zaś to większej efektywności (S. Borkowska 2007).
Elastyczność ma również swoje granice. Na przykład zły wpływ na pracowników ma ustalenie jedynie dolnej granicy kategorii, czyli stosowanie tabeli otwartych. Pracownicy powinni wiedzieć, na jakie wynagrodzenie mogą liczyć w danej kategorii. Inaczej jest w przypadku ostatniej kategorii zaszeregowania, gdzie przedział ten może pozostać otwarty. Domknięcie górnej granicy tabeli może być demotywujące dla dyrektorów, którzy znajdują się już u szczytu kategorii.
Może się zdarzyć, że niektórzy pracownicy otrzymają podwyżkę, która wyprowadzi ich poza kategorię zaszeregowania. Dzieje się tak gdy pracownik wyróżnia się wyjątkową wydajnością lub umiejętnościami. Również chcąc przyciągnąć specjalistę na długo nieobsadzone stanowisko, posiadającego rzadkie kwalifikacje lub doświadczenie warto zaproponować stawkę, która wykracza poza proponowane w tabeli widełki. Pracowników tych potocznie nazywamy czerwonymi punktami (ang. red circle). Jednak taka sytuacja może dotyczyć jedynie wyjątkowych przypadków i nie powinna być regułą, bo oznaczałoby to, że tabela wymaga przebudowy. Pracownicy działów HR powinni również umieć wyjaśnić zasadność takich decyzji (J. C. Kovac, 2005).
Rozpiętość kategorii
W przypadku, gdy system wynagradzania jest oparty na wynagrodzeniu podstawowym uzasadnione są szerokie przedziały płacowe. Im przedziały są szersze, tym liczba kategorii zaszeregowania mniejsza. W firmach o profilu handlowym lub produkcyjnym, gdzie duży udział w wynagrodzeniach całkowitych stanowi płaca zmienna, oparta na wynikach, przedziały te mogą być węższe, a liczba kategorii większa. Wynagrodzenia są bowiem różnicowane przez płacę zmienną. Aby tabela mogła motywować pracowników jej przedziały powinny narastać o określony procent. Gdy narastają o taką samą kwotę, tabela robi się płaska, a pracownicy mają ograniczone możliwości awansu(S. Borkowska 2007).
Nachodzenie na siebie kategorii
Kategorie powinny nachodzić na siebie w taki sposób, aby możliwe było przenoszenie pracowników do wyższych kategorii zaszeregowania bez konieczności podwyższania pensji lub ewentualnie podwyższając płace do górnej granicy pierwotnej kategorii. Dzięki temu pracownik, pomimo iż nie dostanie podwyżki będzie zmotywowany do poprawy efektów, ponieważ otworzą się przed nim szersze perspektywy. A po pozytywnej ocenie na nowym stanowisku będzie również miał możliwość wyższych zarobków. Nie można jednak przesadzać ze stopniem nachodzenia na siebie kategorii, ponieważ może to doprowadzić do niekorzystnych sytuacji. W przypadku gdy nachodzą na siebie trzy lub cztery kategorie, tabela przestaje mieć sens.
Mniej więcej raz do roku powinno się dokonywać przeglądu systemu wynagradzania, a raz na 2-3 lata aktualizować go zgodnie z wymaganiami rynku. Należy pamiętać, że przegląd systemu nie jest równoznaczny z corocznym podwyższaniem pensji, na przykład z uwagi na rosnącą inflację. Podwyżki przyznawane wszystkim pracownikom w sposób automatyczny mogą działać demotywująco na osoby, które wkładają w pracę więcej wysiłku. Wzrost wynagrodzeń zawsze powinien wiązać się z dobrymi wynikami. A gdy już przyznajemy podwyżki wszystkim pracownikom, należy mieć na uwadze, że wynagrodzenia na poszczególnych poziomach zarządzania mogą rosnąć w różnym tempie.
Aby móc motywować pracowników za pomocą tabeli płac, musi ona być dla pracowników łatwo dostępna, a zasady przypisywania do kategorii jasne i zrozumiałe. Pracownik musi wiedzieć co może zrobić aby uzyskać podwyżkę i na jakiej podstawie może przejść do wyższej kategorii zaszeregowania. Bardzo ważny jest moment wprowadzania zmian w tabeli płac. Zmiany te powinny być konsultowane z pracownikami i wprowadzanie po ich zaakceptowaniu. Ważne jest przeprowadzenie wcześniej akcji informacyjnej, aby pracownicy nie czuli się zaskoczeni nowym systemem. Niestety, ale zmiany w systemie wynagradzania często łączą się z dużym oporem pracowników, dlatego warto zatroszczyć się o odpowiednie zaprezentowanie nowego systemu, sposobu jego funkcjonowania oraz zalet.
