Jak przygotować listę stanowisk do wartościowania?

Dlaczego przygotowanie listy stanowisk jest tak ważne?
Proces wartościowania odpowiada na pytanie: Jaką wartość dla organizacji przedstawia dane stanowisko? Aby odpowiedź była wiarygodna, konieczne jest porównywanie rzeczywiście istniejących stanowisk, a nie przypadkowych nazw funkcjonujących w systemie kadrowym. W praktyce, przystępując do projektów doradczych wielokrotnie spotykamy się z sytuacją, gdzie w firmie na przestrzeni lat wytworzył się chaos w nazewnictwie i przypisywaniu pracowników do stanowisk. Poniżej przygotowaliśmy krótki poradnik, jak prawidłowo przeprowadzić tę część projektu wartościowania.

Krok 1. Pobierz aktualne dane z systemu kadrowego

Najlepszym punktem wyjścia jest eksport danych z systemu HR lub ERP. Lista powinna zawierać przynajmniej: nazwę stanowiska, komórkę organizacyjną, liczbę zatrudnionych, identyfikator stanowiska, jego miejsce w strukturze firmy oraz informacje o przełożonych.

Typowe problemy (najczęściej spotykane przez nas podczas przygotowań firm do wartościowania stanowisk) obejmują:

• kilka nazw oznaczających to samo stanowisko (przykład: specjalista HR, HR Specialist, Specjalista ds. Personalnych, Specjalista Personalny – w praktyce często jest to to samo stanowisko),


• jedna nazwa stanowiska dla pracowników wykonujących różne zadania,


• nieaktualne nazewnictwo stanowisk,


• stanowiska bez pracowników (jeśli nie zamierzamy w najbliższym czasie zatrudniać na to stanowisko, nie powinniśmy go wartościować),


• literówki (dobrze zaprojektowane narzędzie do wartościowania będzie „czytać” stanowiska po ich dokładnej nazwie).

Krok 2. Zweryfikuj strukturę organizacyjną

Lista stanowisk powinna odpowiadać aktualnej strukturze firmy.

Należy sprawdzić:
• czy istnieją stanowiska zlikwidowane,
• czy utworzono nowe role, stanowiska
• czy zmieniły się zakresy odpowiedzialności,
• czy zmiany zachodzące w firmie zostały odzwierciedlone w systemach HR.

W praktyce projekty wartościowania często ujawniają rozbieżności pomiędzy rzeczywistą organizacją pracy a zapisami w systemie kadrowym.

Krok 3. Opracuj/zaktualizuj opisy stanowisk

Przygotowanie aktualnych opisów stanowisk jest ważną czynnością nie tylko w kontekście procesu wartościowania, ale również przygotowania do niego.

Najlepszym źródłem wiedzy o rzeczywistych obowiązkach pracowników są menedżerowie liniowi. Warto więc zaangażować w opracowywanie opisów stanowisk menedżerów, dzięki czemu będą oni mogli:

Przygotować aktualne zakresy zadań i wymagań na podległych stanowiskach, które posłużą nam przy procesie wartościowania.

Scalić stanowiska o identycznym zakresie obowiązków
Nie każda różnica w nazwie oznacza inne stanowisko. Jeżeli takie same są: zakres odpowiedzialności, wymagania kompetencyjne, poziom samodzielności, wpływ na wyniki organizacji, to zazwyczaj wystarczy jedno stanowisko do wartościowania. Jeżeli różnice wynikają wyłącznie ze stażu lub polityki płacowej, stanowiska często mogą zostać połączone.

Rozdzielić stanowiska rzeczywiście różniące się zakresem odpowiedzialności
Odwrotną sytuacją jest jedna nazwa stanowiska opisująca kilka zupełnie różnych ról. Najczęstszym przykładem (szczególnie w firmach z kapitałem publicznym), jest stanowisko o nazwie „Specjalista”. Pod tą nazwą mogą funkcjonować osoby odpowiedzialne za: zakupy, controlling, logistykę, marketing czy sprzedaż. Każde z tych stanowisk powinno zostać zwartościowane oddzielnie.

Krok 4. Opracuj ostateczny wykaz stanowisk

Końcowym efektem prac powinien być jeden spójny wykaz stanowisk przeznaczonych do wartościowania.



Tak przygotowany wykaz stanowisk stanowi punkt wyjścia do właściwego procesu wartościowania. Firmy, które chcą przeprowadzić ten proces samodzielnie, mogą wykorzystać System Struktur Wynagrodzeń Sedlak & Sedlak, który wspiera wartościowanie stanowisk metodą analityczno-punktową, tworzenie kategorii pracowników oraz budowę tabeli płac.

Dobre praktyki

Doświadczenie z projektów wartościowania pokazuje, że najlepsze rezultaty osiągają organizacje, które rozpoczynają od uporządkowania bazy stanowisk: stosują jednolite nazewnictwo, aktualizują opisy stanowisk przed wartościowaniem, angażują menedżerów liniowych, utrzymują centralny rejestr stanowisk jako źródło dla projektu wartościowania stanowisk.

Pomocne w opracowaniu prawidłowej listy stanowisk do wartościowania jest uczestnictwo w Raporcie płacowym Sedlak & Sedlak, gdzie dzięki dopasowaniu stanowisk w firmie do stanowisk w katalogu Sedlak & Sedlak mamy możliwość spoziomowania stanowisk. Jest to działanie rekomendowane przez nas jako I etap całego procesu wartościowania stanowisk. Przykładowo, na schemacie nr 1 stanowisko Kierownika sprzedaży zostało przypisane do: SM, SD, SS, K1, K2 co oznacza, że zostało ono zmapowane do różnych poziomów – młodszy, doświadczony, starszy, kierownik niższego szczebla i kierownik wyższego szczebla.



Dodatkowo, przy opracowaniu własnych opisów stanowisk, możemy się wesprzeć opisami stanowisk z katalogu Sedlak & Sedlak.

Podsumowanie

Przygotowanie listy stanowisk do wartościowania jest fundamentem całego procesu budowy sprawiedliwego i transparentnego systemu wynagrodzeń. Im większa dbałość o jakość danych wejściowych, tym bardziej wiarygodne będą wyniki wartościowania oraz decyzje płacowe podejmowane na ich podstawie.
Specjaliści HR powinni traktować ten etap nie jako formalność, lecz jako proces analityczny wymagający współpracy z menedżerami, weryfikacji danych kadrowych oraz uporządkowania struktury stanowisk. Dobrze przygotowana lista stanowisk znacząco skraca czas realizacji projektu, ogranicza liczbę błędów i stanowi solidną podstawę do tworzenia nowoczesnej polityki wynagrodzeń.